Що таке посадова інструкція? Для чого вона потрібна працівнику і роботодавцю? Яка структура посадової інструкції? Чи є штрафи за її відсутність?
Що таке посадова інструкція
Посадова інструкція – це організаційний документ, який визначає:
- коло завдань та обов’язків працівника;
- його права та межі відповідальності;
- вимоги до кваліфікації;
- службові зв’язки з іншими працівниками та підрозділами.
Вона необхідна для всіх посад, зазначених у штатному розписі, окрім керівників, функції яких визначені статутом або положенням про підприємство.
Чому інструкція потрібна
Роботодавцю:
- дозволяє закріпити функціональні обов’язки;
- допомагає у випадках спорів з працівниками;
- забезпечує можливість притягнення до дисциплінарної чи матеріальної відповідальності;
- є доказом при звільненні за невідповідність чи систематичне невиконання обов’язків.
Працівнику:
- захищає від виконання роботи, яка не передбачена договором;
- дає підстави для вимоги доплати за «чужі» завдання;
- слугує аргументом у спорах із роботодавцем.
Хто складає та як оформлюється
Проєкт інструкції зазвичай готує безпосередній керівник працівника. Далі документ узгоджується з кадровою та юридичною службами. Затверджується наказом керівника. Складається у двох примірниках (кадри та керівник підрозділу), копію отримує працівник. Працівник обов’язково ознайомлюється під підпис.
Важливо: у тексті використовуються імперативні формулювання («повинен», «має право», «забороняється»), а не рекомендаційні («бажано», «можна»).
Структура типової посадової інструкції
- Загальні положення (посада, підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги, нормативна база).
- Завдання та обов’язки (деталізація функцій працівника).
- Права (перелік повноважень для виконання обов’язків).
- Відповідальність (межі та наслідки невиконання).
- Повинен знати (необхідні знання, нормативні акти).
- Кваліфікаційні вимоги (освіта, досвід роботи, спеціальні навички).
- Взаємовідносини за посадою (зв’язки з іншими підрозділами, терміни подання інформації).
Внесення змін
Зміни можливі у випадках:
- зміни назви підприємства або структурного підрозділу;
- нової редакції штатного розпису;
- розширення чи уточнення кола обов’язків.
Порядок внесення змін – такий самий, як і при затвердженні.
Якщо зміни є істотними умовами праці (наприклад, зміна обов’язків), працівника потрібно попередити за 2 місяці (ст. 32 КЗпП). Під час воєнного стану – не пізніше дати запровадження (Закон № 2136).
Відповідальність за відсутність інструкції
Максимальний штраф – 1 МЗП (за результатами перевірки Держпраці).
Під час воєнного стану – штраф не застосовується, якщо усунути порушення після припису.
Але основний ризик – судові спори з працівниками через нечітке визначення функцій.
Посадова інструкція vs трудовий договір
| Критерій | Трудовий договір | Посадова інструкція |
|---|---|---|
| Сутність | Угода між працівником і роботодавцем | Визначає функціональні обов’язки |
| Зміст | Умови праці, час, оплата, гарантії | Завдання, обов’язки, відповідальність |
| Юридичний статус | Має силу договору | Доказ у спорах, локальний акт |
| Хто підписує | Обидві сторони | Затверджує керівник, працівник ознайомлюється |
| Зміна | Лише за згодою сторін | За рішенням роботодавця (з повідомленням працівника) |
Жиленко Катерина