Які найпоширеніші помилки при скануванні та оцифруванні трудових книжок і передачі до ПФУ? Що робити, якщо “Запис скасовано”? Як виправити помилку?
З 10 червня 2021 року діє Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Цей документ передбачає перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку інформації про трудову діяльність. Як наслідок всі дані про трудову діяльність працівників мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Строк завершення оцифрування трудових книжок — 10 червня 2026 року.
Як подати трудову книжку для оцифрування
Варіанти подання:
- у вигляді сканкопії паперової трудової книжки через особистий кабінет на порталі ПФУ.
- в оцифрованому вигляді (через додавання запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи із сканованими копіями документів).
Хто може подати трудову книжку для оцифрування
Відомості про трудову діяльність працівника можуть подати до ПФУ через Портал електронних послуг (далі — портал ПФУ) може як сам працівник, так і роботодавець. Вони мають у цьому питанні рівні повноваження.
Зауважте, що роботодавець не зобов’язаний сканувати паперові трудові книжки працівників. Але може це зробити.
Чому ПФУ відмовляє: поширені причини статусу «Скасовано виконання»
Скасовано виконання: помилка при поданні трудової книжки до ПФУ
Після подання сканкопій працівнику або роботодавцю через портал ПФУ документи проходять перевірку.
Статус звернення «Виконано» свідчить, що скан-копії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.
Статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини відхилення буде вказано в реквізиті «Повідомлення»).
Основні причини відхилення звернення
| Причина | Що це означає |
| Помилки під час сканування | Неякісні або невірно підготовлені сканкопії документів (чорно-білий формат, обрізані реквізити, сканкопії зроблені з ксерокопій, а не з оригіналу тощо). |
| Порушення правил оформлення трудової книжки | Відсутність підписів, печаток, титульної сторінки, запису про зміну прізвища, імені, по батькові тощо. |
| Невірні персональні дані | Розбіжності між введеними даними та інформацією у сканкопії (неправильні ПІБ, невірні серія чи номер документа, помилки у датах або інших реквізитах тощо). |
Як перевірити статус звернення щодо трудової книжки
Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на порталі ПФУ.
Для цього роботодавцям потрібно:
- зайти до Кабінету страхувальника;
- відкрити розділ «Звернення»;
- переглянути статуси поданих звернень.
Працівникам слід:
- авторизуватись в особистому кабінеті користувача;
- перейти до розділу «Мої звернення»
Алгоритм перевірки електронної трудової книжки
Якщо звернення отримало статус “Скасовано виконання” роботодавець або працівник мають зробити такі кроки:
1. Авторизуватись у кабінеті на порталі ПФУ.
2. Перейти до розділу «Електронна трудова книжка».
3. Обрати вкладку «Відцифрована ЕТК».
4. Звірити записи з власною трудовою та даними про страховий стаж.
Якщо виявлено помилки: порядок дій
1. Зайдіть у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника».
2. Створіть нове звернення.
3. Додайте до нового звернення сторінки з правильними записами.
Зауважте, виправити вже подане звернення неможливо.
Висновки:
- 10.06.2026 завершується перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку інформації про трудову діяльність.
- Відомості про трудову діяльність працівника можуть подати до ПФУ як сам працівник, так і роботодавець. Для цього формується відповідне звернення.
- Якщо після перевірки звернення матиме статус «Скасовано виконання», слід виявити де саме була допущена помилка та подати нове звернення.
- Більшість відмов від ПФУ — через неякісні скани або неправильне оформлення документів.