Уявіть ситуацію: директор невеликої компанії (15 співробітників, жодних відділів чи департаментів). Кадровик — він же юрист і трохи офіс-менеджер. І тут постає питання: чи потрібна нам номенклатура справ?
Відповідь Мін’юсту коротка і безапеляційна: Так, потрібна. Навіть якщо ваш «архів» поміщається у шухляді одного столу, закон є закон (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).
Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць — статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами.
Давайте розберемося без зайвої «води», як зробити цей документ не просто папірцем для перевірки, а реальним помічником.
Крок 1. Що це взагалі таке і з чим його їдять?
Номенклатура справ — це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з’являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.
Для чого це треба малому бізнесу?
1. У разі перевірки (держпраці, податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
2. Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.
Крок 2. Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів?
Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:
1. Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
2. Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
3. Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
4. Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
5. Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв’язок).
Крок 3. Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)
Форма номенклатури затверджена законодавчо (Додаток 10 до Правил № 1000/5). Заповнюємо її так:
Графа 1 (Індекс справи): Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери: 01-01, 01-02, 01-03 тощо.
Графа 2 (Заголовок справи): Увага! Найчастіша помилка — писати просто «Листування» або «Договори». Заголовок має бути конкретним.
Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».
Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».
Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників».
Графа 3 (Кількість томів): Заповнюється… наприкінці року, коли справа вже сформована.
Графа 4 (Строк зберігання): Прописується на основі Переліку типових документів № 578/5 (наприклад, накази з кадрових питань — 75 років, графіки відпусток — 1 рік).
Графа 5 (Примітки): Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».
Крок 4. Затверджуємо за новими правилами
Згідно з оновленими вимогами (зокрема наказом Мін’юсту № 1860/5), оформлення цього документа має свої нюанси:
1. Шапка документа: У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче — назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
2. Гриф затвердження: У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
3. Візування: Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
4. Комісія (ЕК): Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове — протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).
Висновок
Навіть для компанії з 15 людей номенклатура справ — це не просто «папірець для галочки». Це ваш внутрішній порядок, який рятує від хаосу, спрощує аудит і гарантує, що кадрові документи чи важливі договори не зникнуть безслідно. Подбайте про її складання завчасно до початку нового року — і ваш офіс працюватиме як швейцарський годинник!
Ключові законодавчі акти:
1. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
2. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів (Перелік № 578/5).
3. Опис примірної форми номенклатури справ юридичної особи, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 № 1860/5 (який деталізує правила оформлення реквізитів, грифів затвердження та погодження, а також структуру розділів).