Цивільний кодекс України встановлює загальні правила представництва за договором, а для податкових питань фізичних осіб законодавство висуває додаткову вимогу – нотаріальне посвідчення довіреності.
Представництво за довіреністю: базове правило ЦКУ
За ст. 244 ЦКУ:
- представництво, що ґрунтується на договорі, може здійснюватися на підставі довіреності;
- довіреність – це письмовий документ, який одна особа видає іншій для представництва перед третіми особами;
- довіреність на вчинення правочину може бути надана:
- представнику, або
- безпосередньо третій особі, перед якою здійснюватиметься представництво.
Ст. 245 ЦКУ додає важливу вимогу:
-
форма довіреності повинна відповідати формі правочину, для вчинення якого її видано.
Тобто, якщо певний правочин підлягає, наприклад, нотаріальному посвідченню, довіреність на його вчинення також повинна бути нотаріально посвідчена.
Довіреність для податкових справ фізичної особи
Коли мова йде про:
- представництво інтересів платника податків – фізичної особи у взаємовідносинах з податковими органами;
- ведення від її імені справ, пов’язаних із сплатою податків, поданням декларацій, отриманням рішень тощо,
законодавство висуває додаткову вимогу до форми довіреності:
Довіреність, видана платником податків – фізичною особою на представництво його інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків, має бути нотаріально посвідчена.
Це означає:
- проста письмова довіреність (навіть з підписом та копією паспорта) для повного представництва фізичної особи в податкових органах не є достатньою;
- щоб податкові органи визнали повноваження представника, довіреність повинна бути складена в письмовій формі та посвідчена нотаріусом (державним чи приватним).
Практичні наслідки
1. Для фізичних осіб – платників податків
- якщо ви хочете, щоб ваш представник:
- подавав за вас податкову звітність у паперовій формі;
- отримував податкові повідомлення-рішення;
- взаємодіяв із податковою з питань нарахувань, перевірок, розстрочок тощо,
– варто оформити нотаріальну довіреність із чітко прописаним переліком повноважень.
2. Для представників (юристів, бухгалтерів, родичів)
- при спробі діяти за простою письмовою довіреністю високий ризик, що податковий орган не визнає повноважень,
- відповідно, дії (підпис декларацій, отримання документів тощо) можуть вважатися такими, що вчинені неналежною особою.
3. Відмінність від електронних інструментів
- якщо фізична особа самостійно користується КЕП (кваліфікованим електронним підписом) та Е‑кабінетом, вона може діяти без довіреності;
- але для передачі повноважень іншій людині в офіційній комунікації з податковими органами потрібна саме нотаріально посвідчена довіреність.
Висновок:
для представництва інтересів фізичної особи у податкових органах і ведення її податкових справ проста довіреність не працює – потрібен нотаріально посвідчений документ у формі, що відповідає вимогам ЦКУ, з чітко визначеними повноваженнями представника. Це знімає питання щодо легітимності представництва й мінімізує ризики відмови у визнанні дій представника податковими органами.