Як делегувати право підпису електронних документів керівника або головного бухгалтера?

У матеріалі “Директор чи головбух у відпустці: чи можна підписувати документи?” ми розповідали як та хто може підписувати документи у період відсутності керівника чи головного бухгалтера. Сьогодні пропонуємо вивчити питання щодо можливості делегувати право підпису електронних документів та як правильно це зробити.

Хто і як має підписувати податкову звітність в електронному вигляді?

Електронний документообіг між платником та контролюючим органом здійснюється за ПКУ та Порядком № 557.
Податкова декларація обов’язково підписується:

• керівником платника або уповноваженою особою;
• особою, відповідальною за бухоблік (як правило, головним бухгалтером).

Якщо облік і звітність веде сам керівник, він підписує декларацію один.

Справжність електронного документа підтверджується:

• кваліфікованим чи удосконаленим електронним підписом (КЕП/УЕП) уповноваженої особи (та печаткою – за наявності).

Як делегувати право підпису електронних документів замість керівника?

Керівник:

• визначає та змінює перелік уповноважених осіб, які можуть підписувати, подавати та отримувати документи через Е‑кабінет;
• для делегування підпису потрібно повідомити ДПС.

Це робиться шляхом подання Повідомлення про надання інформації щодо КЕП/УЕП (додаток 1 до Порядку № 557):

• у Повідомленні зазначають усіх підписувачів, яким надається право підпису електронних документів;

• на сформоване Повідомлення:

  1. спочатку накладають КЕП усі особи, включені до Повідомлення (у порядку їх внесення);
  2. потім – КЕП керівника;
  3. останньою – електронну печатку (за наявності).

Після прийняття Повідомлення контролюючим органом ці особи можуть підписувати звітність від імені платника.

Який порядок накладення КЕП на податкову звітність при відсутності директора?

Якщо директор тимчасово відсутній (відпустка, лікарняний, відпустка по догляду за дитиною тощо), а Повідомлення про делегування прав підпису прийнято податковою, то:

• на електронну податкову звітність КЕП накладаються у такому порядку:

  1. першим – головний бухгалтер;
  2. другим – особа, зазначена у Повідомленні з типом підпису «Директор» (уповноважена замість керівника);
  3. третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності).

Якщо ж тимчасово відсутній головний бухгалтер, тоді:

• звітність підписує керівник (директор) своїм КЕП;
• після нього – електронна печатка (якщо є).

Електронний документообіг не припиняється через тимчасову відсутність посадових осіб – за умови, що делегування прав підпису оформлено належним чином.

Що відбувається, коли строк дії КЕП директора чи бухгалтера сплив?

Якщо строк чинності КЕП/УЕП:

• особи з типом підпису «Директор» або
• особи з типом підпису «Бухгалтер»,

зазначеної у Повідомленні, закінчився, то:

• така особа автоматично втрачає право підпису електронних документів;

• для поновлення права необхідно:

  • отримати новий КЕП/УЕП;
  • оновити інформацію в ДПС, подавши нове Повідомлення з актуальними сертифікатами.

Отже, для безперервної подачі електронної звітності важливо:

• стежити за строком чинності КЕП усіх підписувачів;
• завчасно оновлювати сертифікати та надсилати оновлені Повідомлення до ДПС.