Яким чином визначається база для нарахування єдиного внеску найманому працівнику, якому нарахована заробітна плата та відпускні за поточний та майбутні періоди?
ЄСВ для найманих працівників нараховується за ставкою 22 % до бази, визначеної ст. 7 Закону № 2464 (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464).
Якщо база за місяць менша за МЗП, за загальним правилом роботодавець:
- донараховує ЄСВ виходячи з мінімальної зарплати,
- але лише за умови, що працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні місяця.
Для працівників за договором з нефіксованим робочим часом ЄСВ завжди нараховується на фактичний дохід без доведення до МЗП.
Відображення відпускних у Д1 / ФІЗ‑Д1
Порядок № 4 дозволяє щодо однієї застрахованої особи декілька записів у Додатку Д1 або ФІЗ‑Д1, якщо протягом одного звітного періоду їй нараховано:
- дохід за поточний період (зарплата, частина відпускних);
- дохід за майбутні періоди (відпускні наперед, допомога по вагітності та пологах тощо);
- дохід за минулий період (лікарняні, середній заробіток за рішенням суду тощо).
Особливості заповнення:
- кількість календарних днів трудових відносин за звітний місяць у Д1 не ставлять за майбутні/минули періоди, окрім відпустки, відпустки по вагітності та пологах і поновлення за рішенням суду;
- якщо є кілька рядків по одній особі, к-сть днів трудових відносин зазначається лише в одному рядку – там, де показана зарплата за поточний місяць (за наявності).
Як нараховувати ЄСВ на зарплату + відпускні
Ключова позиція ДПС:
Якщо працівнику нараховано відпускні за поточний і майбутній періоди, ЄСВ нараховується за кожен період окремо, але сплачується з усієї суми відпускних у місяці їх нарахування.
Приклад логіки:
- Працівник частину місяця працює, частину – у відпустці:
- база за поточний місяць = зарплата за відпрацьований час + частина відпускних, що припадає на дні відпустки в цьому місяці;
- база за майбутній місяць = сума відпускних за дні відпустки, що припадають на майбутній місяць.
1. Поточний місяць
- якщо загальна сума (зарплата + «своя» частина відпускних) менша за МЗП, і працівник відпрацював повний місяць/усі робочі дні – ЄСВ нараховується як 22 % від МЗП;
- якщо база ≥ МЗП – ЄСВ = 22 % від фактичної бази.
2. Майбутній місяць (друга частина відпускних)
- ЄСВ нараховується на фактичну суму відпускних, які відносяться до цього майбутнього періоду;
- донарахування до МЗП не робиться, оскільки ці доходи включаються до бази наступного періоду й будуть враховані при розрахунку мінімальної бази вже в цьому майбутньому місяці (з урахуванням усіх доходів за нього).
Формально в обліку:
- в Д1 за місяць нарахування ви показуєте розбивку по місяцях, але ЄСВ нараховуєте за кожним місяцем окремо;
- при цьому сплата ЄСВ до бюджету відбувається в місяці нарахування всієї суми відпускних.
Особливість для трудових договорів з нефіксованим робочим часом
Для працівників на НРЧ (нефіксований робочий час):
- ЄСВ нараховується лише з фактично нарахованої зарплати (включно з відпускними);
- без доведення до МЗП, незалежно від суми.
Таким чином, при одночасному нарахуванні зарплати та відпускних за поточний і майбутній періоди:
- базу ЄСВ формують окремо по кожному місяцю, до якого належать виплати;
- за поточний місяць діє правило мінімальної бази МЗП (для «звичайних» працівників при повному місяці);
- за майбутній період ЄСВ на відпускні нараховується на фактичну суму, а питання МЗП оцінюється вже в цьому майбутньому місяці;
- фактична сплата ЄСВ здійснюється з усієї суми відпускних у місяці їх нарахування.