В Україні триває перехід до електронного обліку трудової діяльності. Перед скануванням необхідно перевірити записи у трудовій книжці:
Ⅰ. Особисті дані
Прізвище, ім’я, по батькові (ПІБ) – повинні бути вказані повністю, без скорочень або ініціалів.
Дата народження має відповідати даним паспорта.
Зміна ПІБ – запис про це повинен бути оформлений правильно, із зазначенням документа, що підтверджує зміни.
Ⅱ. Підписи та печатки
Підпис власника книжки.
Підпис відповідальної особи на підприємстві.
Печатка підприємства або відділу кадрів.
Ⅲ. «Відомості про роботу»
Дати прийняття/звільнення, назва підприємства, посада, а також номери та дати наказів повинні бути чітко вказані.
Якщо підприємство змінювало назву, це має бути зазначено окремим записом.
Усі записи про звільнення чи переведення мають відповідати законодавству.
Ⅳ. Хто виправляє помилки?
Неправильні записи може виправити ваш роботодавець.
Якщо підприємство ліквідоване, запис робить правонаступник.
Факт належності трудової книжки може бути встановлений через суд.
Ⅴ. Якщо записи відповідають вимогам, трудову книжку можна сканувати та завантажувати на Портал електронних послуг Пенсійного фонду України.