Ситуації, коли роботодавець згодом виявляє, що повідомлення про прийняття працівника до ДПС не було подано або подано з помилкою, трапляються доволі часто. Особливо під час кадрових змін, воєнного стану чи зміни відповідальних осіб.
Що робити роботодавцю, якщо виявлено неподання повідомлення про прийняття працівника?
Головне — не ігнорувати проблему та оперативно її виправити.
1. Негайно подати повідомлення
Якщо повідомлення взагалі не подавалося, роботодавцю слід:
• подати повідомлення одразу після виявлення помилки;
• зазначити фактичну дату наказу та дату початку роботи працівника.
Подання “запізнілого” повідомлення не скасовує можливого порушення, але демонструє добросовісність роботодавця та може бути важливим під час перевірки.
2. Перевірити наявність усіх кадрових документів
Важливо переконатися, що належним чином оформлені:
• наказ про прийняття;
• трудовий договір (за наявності письмової форми);
• особова картка;
• табелі обліку робочого часу;
• документи щодо нарахування зарплати;
• сплата ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Саме ці документи можуть підтвердити, що трудові відносини були офіційними, а порушення стосувалося лише неподання повідомлення.
3. Якщо є помилки у вже поданому повідомленні — подати скасовуюче та нове
Якщо:
• неправильно вказані дані працівника;
• помилкова дата;
• неправильний номер наказу,
роботодавець подає:
• скасовуюче повідомлення;
• нове правильне повідомлення.
4. Провести внутрішній аудит кадрових документів
Після виявлення такого порушення доцільно перевірити:
• усіх прийнятих працівників;
• наявність повідомлень;
• правильність дат;
• відповідність кадрових та бухгалтерських документів.
Часто одна помилка свідчить про системну проблему в кадровому обліку.
5. Зафіксувати причини помилки
На практиці корисно оформити:
службову записку;
акт внутрішньої перевірки;
пояснення відповідальної особи.
Це може мати значення під час перевірок Держпраці або в суді.
6. Враховувати судову практику
Судова практика свідчить: якщо працівник був офіційно оформлений, а роботодавець: сплачував податки; нараховував зарплату; вів кадрову документацію, то неподання повідомлення не завжди прирівнюється до фактичного допуску без оформлення трудових відносин.
У таких випадках роботодавці нерідко успішно оскаржують значні штрафи.
Важливо пам’ятати
Найгірший варіант для роботодавця — нічого не робити та чекати перевірки.
Добровільне усунення порушення:
• зменшує ризики;
• підтверджує належне оформлення працівника;
• може стати важливим аргументом у спорі з контролюючими органами.
Висновок
Якщо роботодавець виявив неподання повідомлення про прийняття працівника на роботу, необхідно діяти негайно:
• подати повідомлення;
• перевірити кадрові документи;
• усунути помилки;
• підтвердити офіційність трудових відносин.
Своєчасне реагування значно знижує ризик серйозних фінансових санкцій і трудових спорів.