Трудова книжка вже оцифрована. Але ПФУ не приймає на оцифровку нові записи без скан-копії наказу про прийняття, звільнення тощо. Що робити?
Загальний принцип
Після одноразового подання сканкопії трудової книжки в рамках оцифрування (за Порядком № 11-1), не потрібно щоразу оцифровувати нові записи (наприклад, про прийняття чи звільнення) і додавати скани трудової книжки.
Інформація про “рух” працівників має підтягуватись із Об’єднаного звіту (зокрема додатка Д5).
Але! За інформацією окремих місцевих пенсійних фондів, щоб новий запис (наприклад, про звільнення) відобразився у розділі «Відцифрована ЕТК», потрібно скористатись функціоналом “Додати запис” у кабінеті на порталі ПФУ і додати інформацію разом зі сканкопією наказу.
Коли сканкопія наказу потрібна?
Сканкопію наказу потрібно подавати тільки у випадку:
- якщо ви вносите запис вручну через функцію «Додати запис» в електронну трудову на порталі ПФУ;
- якщо ви хочете негайно оновити ЕТК працівника — наприклад, при звільненні або переведенні, і не хочете чекати поки це «підтягнеться» з місячної звітності (Д5);
- якщо запис не з’явився у розділі «Відцифрована ЕТК» і ви бажаєте його туди внести.
У такому разі наказ — це підстава для запису, тож його електронна копія обов’язкова.
Якщо не подавати сканкопію
- Звітність (через Об’єднану форму, додаток Д5) забезпечує оновлення розділу “Відомості з ЄСВ”, але не заповнює розділ “Відцифрована ЕТК”.
- Тобто, фактично, ПФУ не розпізнає це як “оцифрований запис” без підкріплення сканом.
Висновки
- Постанова ПФУ № 11-1 від 12.03.2021: Відомості з трудової подаються одноразово, повторне сканування книжки не потрібно.
- Але накази — обов’язкові додатки при ручному внесенні записів через портал (функція “Додати запис”).
Міщенко Катерина