Чи обов’язково складати графік відпусток, якщо на підприємстві працюють лише троє людей? Хто має право обирати зручний час для відпочинку та чи можна змінити вже затверджений графік?
Добігає кінця 2026 рік, а отже, для роботодавців настає час планувати відпустки працівників на наступний рік. Щоб уникнути порушень трудового законодавства та врахувати інтереси обох сторін, важливо знати основні правила складання, затвердження та зміни графіків відпусток.
Чи всі роботодавці повинні складати графік відпусток?
Так, складання графіка відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, незалежно від кількості найманих працівників. Навіть якщо на підприємстві працюють лише три особи, ця вимога залишається чинною (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).
Відсутність графіка відпусток може розцінюватися як порушення трудового законодавства.
Як правильно скласти графік відпусток?
Законодавство не встановлює конкретних строків, типової форми чи єдиного порядку складання графіків відпусток.
Водночас відповідно до частини десятої статті 10 Закону України «Про відпустки» та статті 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням із профспілковим чи іншим органом, уповноваженим на представництво трудового колективу.
Під час складання графіка необхідно враховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їхнього відпочинку.
У графіку відпусток слід зазначити:
- вид відпустки (щорічна основна, додаткова, соціальна та інші);
- дати початку та закінчення відпустки;
- кількість календарних днів відпустки.
Оптимально складати графік на наступний рік у грудні поточного року. Це дозволить працівникам скористатися запланованим відпочинком уже із січня.
Чи можна поділити щорічну відпустку на частини?
Так, за бажанням працівника щорічну основну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості. Проте є обов’язкова умова: основна безперервна частина відпустки має становити не менше 14 календарних днів.
Таке правило передбачено частиною шостою статті 79 КЗпП України та статтею 12 Закону України «Про відпустки».
Хто має право на відпустку у зручний для себе час?
Під час планування відпусток роботодавці повинні враховувати не лише положення колективних договорів, а й законодавчі гарантії для окремих категорій працівників.
Зокрема, відповідно до частини дванадцятої статті 10 Закону України «Про відпустки», щорічні відпустки за бажанням працівника надаються у зручний для нього час таким категоріям:
- особам віком до 18 років;
- особам з інвалідністю;
- жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
- жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
- одиноким матерям і батькам, які виховують дитину без другого з батьків;
- опікунам, піклувальникам та іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
- дружинам і чоловікам військовослужбовців;
- іншим категоріям працівників, визначеним законодавством.
Як затвердити графік та ознайомити з ним працівників?
Оскільки нормативні акти не визначають єдиного способу затвердження графіка відпусток, керівник може зробити це особистим підписом і печаткою або шляхом видання окремого наказу.
Після затвердження графік необхідно довести до відома працівників.
Водночас у період дії воєнного стану допускаються альтернативні способи обміну документами. Згідно зі статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX, роботодавець і працівник можуть домовитися про інші способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин.
Зокрема, сторони можуть обрати будь-який доступний спосіб електронної комунікації за взаємною згодою. Отже, ознайомлення з графіком відпусток не обов’язково має відбуватися у звичному паперовому форматі.
Чи можна змінити вже затверджений графік?
Так. Якщо після затвердження графіка на роботу прийняли нового працівника, до документа можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Крім того, законодавство передбачає випадки, коли щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період.
Зокрема, підставами для перенесення є:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням;
- інші випадки, передбачені законодавством.
Своєчасне складання графіка відпусток допомагає роботодавцям належно організувати робочий процес, а працівникам — заздалегідь спланувати свій відпочинок. Дотримання встановлених правил дозволяє врахувати інтереси обох сторін та уникнути можливих порушень трудового законодавства.