Фактична перевірка проводиться за місцем фактичного здійснення діяльності або розташування об’єктів та стосується, зокрема, обігу готівки, РРО/ПРРО, ліцензій, а також оформлення трудових відносин (п.п. 75.1.3 ПКУ). Права ДПС на такі перевірки встановлені п.п. 20.1.4, п. 75.1 ПКУ і деталізовані, зокрема, у п.п. 20.1.10, 20.1.11 ПКУ (контроль готівкових розрахунків, проведення контрольних розрахункових операцій тощо).
Платник зобов’язаний на належним чином оформлену письмову вимогу контролюючого органу надавати документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із оподаткуванням: первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність, інші документи (п.п. 16.1.5 ПКУ). Окремо Закон № 265 вимагає при фактичній перевірці надати документи, що підтверджують облік та походження товарних запасів у місці продажу. Для перевірки оформлення трудових відносин ДПС може аналізувати облік виконаної роботи, витрати на оплату праці, відомості про зарплату та інші документи, що ідентифікують працівників (п. 80.6 ПКУ).
Згідно з п. 85.2 ПКУ, платник податків повинен надати всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, після її початку. Отже, і юрособи, і ФОП при фактичній перевірці зобов’язані на письмову вимогу ДПС надати будь‑які документи, які стосуються предмета перевірки: це можуть бути й банківські виписки, книга обліку доходів/доходів і витрат, табель обліку робочого часу, штатний розпис тощо – якщо вони потрібні для підтвердження дотримання законодавства, яке є предметом конкретної фактичної перевірки.
Граничний строк надання документів прямо не фіксується в ПКУ: він визначається самим контролюючим органом і зазначається у письмовій вимозі. Ненадання документів у вказаний строк вважається порушенням і, за позицією ДПС, є беззаперечним доказом на користь контролюючого органу в суді. Тому у посадових осіб/ФОП фактично немає правових підстав відмовлятися від надання документів, що є предметом перевірки; сама письмова вимога під час фактичної перевірки стає важливим елементом формування доказової бази податкового органу.
Отже:
- Платники податків зобов’язані на письмову вимогу посадових (службових) осіб контролюючих органів під час проведення фактичної перевірки надавати документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.
- Граничним терміном надання документів на письмову вимогу є термін, зазначений у такій вимозі.
- Факт ненадання документів на письмову вимогу під час проведення фактичної перевірки вважається порушенням та є беззаперечним доказом на користь контролюючого органу у суді.