Звільнення працівника у 2025 році – як правильно провести? Підстави (ст. 36 КЗпП, ст. 38 КЗпП), компенсація за відпустку, об’єднана звітність до ДПС, кадрові документи.
Визначення підстави звільнення
Перший і ключовий крок — правильно визначити підставу звільнення відповідно до КЗпП.
Найпоширеніші варіанти:
- за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП);
- за власним бажанням (ст. 38 КЗпП);
- закінчення строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП);
- переведення до іншого роботодавця (п. 5 ст. 36 КЗпП);
- за ініціативою роботодавця (ст. 40 – 41 КЗпП);
- інші обставини (смерть працівника, неможливість виконання роботи за станом здоров’я, рішення суду тощо).
Заява та наказ
Заява працівника — обов’язкова при звільненні за власним бажанням; має бути власноруч написана, із чіткою датою та підписом.
Приклад: «Прошу звільнити мене за власним бажанням з 8 вересня 2025 року».
Наказ про звільнення:
- форма № П-4 або власна форма підприємства;
- вказати ПІБ, посаду, підставу із посиланням на статтю КЗпП, дату звільнення;
- обов’язково ознайомити працівника під підпис.
Дата звільнення
Це критично важливий реквізит: він фігурує у наказі, трудовій книжці, розрахункових документах та звітності.
- Якщо відпрацьовується 2 тижні → останній день роботи.
- Якщо не відпрацьовується 2 тижні → останній день роботи, вказаний у заяві.
- Якщо звільнення після відпустки → останній день відпустки.
- Якщо працівник на лікарняному → дата переноситься після закриття листка непрацездатності.
- За ініціативою роботодавця → дата відповідає завершенню всіх процедур (отримання пояснень чи складання акту).
Не плутайте дату наказу з датою звільнення!
Документи, які обов’язково мають бути у день звільнення
- заява працівника (завізована);
- наказ про звільнення + завірена копія;
- повідомлення про нараховані та виплачені суми (обов’язково, навіть без заяви працівника);
- запис у трудовій книжці (якщо паперова);
- особова картка (форма № П-2) із підписом працівника;
- повний розрахунок: зарплата за відпрацьований час + компенсація за невикористану відпустку (за Порядком № 100 від 08.02.1995);
- повідомлення в ПФУ (для об’єктів критичної інфраструктури);
- повідомлення у ТЦК (якщо звільняється військовозобов’язаний або відповідальний за облік).
Відсутність будь-якого з документів — типова причина штрафів від Держпраці.
Відображення у звітності
У місяці звільнення бухгалтер зобов’язаний правильно подати дані в об’єднаній звітності:
- Додаток Д5 — дата та підстава звільнення, номер наказу;
- Додаток Д1 — зарплата і компенсація за відпустку, інші виплати у місяці звільнення, кількість днів у трудових відносинах;
- Додаток 4ДФ — остаточні доходи та утримані податки (ПДФО, ВЗ), дата звільнення.
Підготовка до перевірки
Інспектори Держпраці часто перевіряють саме звільнення.
Найпоширеніші порушення:
- звільнення «заднім числом»;
- відсутність компенсації за відпустку;
- невидача копії наказу та повідомлення про розрахунок;
- розбіжності між наказом та звітністю;
- відсутність підписів чи підтверджуючих документів.
Рекомендація: зберігати всі документи не лише у паперовому, а й у сканованому вигляді.
Висновок
- Звільнення — це ризикова ділянка кадрової роботи, де будь-яка помилка може обернутися штрафом чи судовим спором.
- Кадровику та бухлатеру варто чітко пройти алгоритм: підстава → заява/наказ → дата → пакет документів → звітність → архівування.
Міщенко Катерина