До яких документів застосовуються вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачених п. 44.3 ст. 44 ПКУ (з урахуванням змін, внесених ЗУ від 20 березня 2023 року № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки»)?
Відповідно до абзацу 1 п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
28.04.2023 набрав чинності Закон України від 20 березня 2023 року № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» (далі – Закон № 2970), яким, зокрема, п. 44.3 ПКУ викладено в новій редакції.
Так, згідно з п. 44.3 ст. 44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.ст. 39 і 392 ПКУ (п.п. 44.3.1 ПКУ);
1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, п.п. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 ПКУ (п.п. 44.3.2 ПКУ);
1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (п.п. 44.3.3 ПКУ);
1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший п.п. 44.3.4 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.ст. 39 і 392 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
Пунктом 4 розд. ІІ Закону № 2970 встановлено, що нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ПКУ, застосовуються до документів, які розроблено:
- до дня набрання чинності Законом № 2970, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Законом № 2970;
- починаючи з дня набрання чинності Законом № 2970;
- особою, стосовно якої на день набрання чинності Законом № 2970 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
- особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності Законом № 2970.