Що робити бізнесу у разі втрати чи знищення податкових і бухгалтерських документів?

Питання: Які дії СГ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення податкової, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (крім платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України)?

Що робити бізнесу у разі втрати чи знищення податкових і бухгалтерських документів?

Податкове законодавство зобов’язує платників:

вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів, фінзвітності, митних та інших документів;
зберігати такі документи протягом визначених строків (як правило – не менше 1095/1825/2555 днів залежно від виду документів і операцій).

Якщо відбулася втрата, пошкодження або дострокове знищення документів (і це не платник, який працював на території активних бойових дій / окупації), він повинен діяти за спеціальною процедурою, встановленою ПКУ.

У який строк і кого потрібно повідомити про втрату документів?

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ПКУ,

платник зобов’язаний протягом 5 календарних днів з дня події письмово повідомити:

1. контролюючий орган за місцем обліку – у порядку, визначеному для подання податкової звітності;

2. контролюючий орган, який здійснив митне оформлення відповідної митної декларації / надав авторизацію чи дозвіл на застосування митних спрощень (якщо це стосується митних документів).

До повідомлення потрібно додати належно оформлені підтвердні документи (довідки поліції, акти комісій, довідки від ДСНС тощо), які підтверджують факт події (пожежа, затоплення, крадіжка тощо).

Скільки часу є на відновлення втраченої звітності та первинки?

Після подання повідомлення до ДПС платник зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів.

Відлік 90 днів починається з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Цей строк застосовується до всіх втрачених документів, про які було повідомлено, – податкових, фінансових, митних, дозвільних тощо, що підпадають під дію п. 44.5 ПКУ.

Як втрата документів впливає на податкові перевірки?

Якщо платник вчасно повідомив контролюючий орган (у 5-денний строк), документально підтвердив факт втрати / пошкодження / знищення, і через це проведення перевірки є неможливим (немає документів для огляду), то:

строки проведення перевірки переносяться до дати відновлення документів та їх надання перевіряльникам, але не більше, ніж на 120 днів (у межах строків, визначених п. 44.5 ПКУ).

Це правило не стосується окремих перевірок зі ст. 200 ПКУ (ПДВ‑відшкодування тощо).

Важливо: якщо документи не будуть надані до завершення перевірки або у строки, визначені ст. 86.7 ПКУ, вважається, що на момент складання звітності таких документів не існувало.

Що буде, якщо документи не відновити або повторно їх втратити?

Якщо платник податків:

не відновив документи в 90-денний строк, або
документи повторно втрачені / пошкоджені / знищені після того, як уже було використано право на відновлення,

то за нормами п. 44.5 ПКУ:

вважається, що такі документи були відсутні:
- на момент складання податкової (митної) звітності;
- на момент виконання вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за яким здійснюють податкові органи.

Практичні наслідки:

контролюючий орган має підстави:
- не визнавати витрати / податковий кредит, не підтверджені документами;
- донараховувати податкові зобов’язання, штрафи та пеню.

Водночас, якщо платник:

надає документи після закінчення перевірки, але до прийняття податкового повідомлення-рішення, у порядку п. 86.7 ПКУ,

контролюючий орган зобов’язаний їх врахувати при прийнятті рішення (наприклад, при розгляді заперечень до акта перевірки).

Отже, у разі втрати або знищення документів ключові кроки для бізнесу:

Оперативно (до 5 днів) повідомити ДПС і додати підтвердження події.
Відновити документи за 90 днів з дня, наступного за датою отримання повідомлення ДПС.
У разі перевірки – надати всі відновлені документи до її завершення або принаймні до моменту прийняття рішення за її результатами.