Як оформити передачу готівки з структурного підрозділу до головної каси?

Ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Відповідно до п. 39 Положення № 148 кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.

При цьому, згідно з п. 50 Положення №148, ліміт каси встановлюється загальний для головної каси та кас підрозділів. Після цього, сума розрахованого ліміту розподіляється між головною касою та структурними підрозділами у довільних сумах (з умовою не перевищення загального ліміту по підприємству.

Порядок розрахунку ліміту каси в тому числі і відокремленим підрозділам здійснюється підприємством самостійно. У такому розрахунку має враховуватися строк здавання готівки до банку. Своєю чергою, строки здавання ним готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках відповідно до таких вимог:

1. для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки - щодня [у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас];
2. для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, - наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;
3. для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, - не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Отже, в документ, яким на підприємстві встановлюється порядок розрахунку ліміту каси можуть бути внесені зміни щодо перерозподілу розрахованого ліміту між структурними підрозділами та головною касою з урахуванням особливостей роботи та фактичних потреб.

Відокремлені підрозділи підприємств мають право здавати готівкову виручку безпосередньо до кас юросіб або банку чи небанківської фінансової установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку для її переказу і зарахування на банківські рахунки юросіб (п. 15 Положення №148).

Своєю чергою, як передбачено п. 54 Положення № 148, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.

Крім того, готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона надійшла до кас підприємств у вихідні та святкові дні та здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного робочого дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.

Підтвердженням здачі готівки до каси головного підприємства є квитанція (відривна частина прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цього підприємства. Тобто касовий документ (ПКО) в такому випадку складається саме головним підприємством, а не відокремленим підрозділом.

При цьому, необхідності складати ВКО ані при передачі готівки в касу головного підприємства, ані у випадку її інкасації не потрібно, оскільки такі операції оформлюються відокремленим підрозділом за допомогою РРО, зокрема, операції «службова видача».

Наприклад, якщо готівка структурним підрозділом приймалась у вихідні дні і була здана у перший робочий день основної каси з подальшою інкасацією, то перевищення ліміту не буде. Не буде перевищення і ліміту у день надходження коштів, якщо вони будуть передані до каси головного підприємства у найближчий робочий день з подальшою інкасацією.

Крім того, нагадаємо, що підприємство зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).

Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами.

Також, підприємство зобов’язане визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.

Отже, у разі зміни порядку здавання виручки відокремлених підрозділів (замість прямої інкасації передача до головної каси) підприємство має внести відповідні зміни і у внутрішній документ порядку оприбуткування готівки в касі.