Податкові агенти (юрособи, ФОП і НПД), які нараховують доходи фізособам, подають Податковий розрахунок з додатком 4ДФ (або ФІЗ‑4ДФ) лише за ті періоди, коли фактично були нараховані суми доходів. Окрема практична ситуація — коли вже звільнений працівник повертає надміру виплачений дохід, що був раніше відображений у звітності.
Коли виникає надміру виплачений дохід
Під час остаточного розрахунку із працівником, який припиняє трудові відносини, роботодавець зобов’язаний:
- зробити перерахунок доходів та податкової соцпільги;
- донарахувати/зменшити суму ПДФО та військового збору.
Якщо за результатами перерахунку:
- виявлено надміру виплачену суму доходу,
- і працівник її фактично повертає роботодавцю вже після припинення трудових відносин,
це потрібно правильно відобразити в додатку 4ДФ (або ФІЗ‑4ДФ) у тому періоді, коли відбулося повернення коштів.
У якому періоді показувати повернення
Якщо надміру виплачений оподатковуваний дохід уже був відображений у 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ за попередній період,а повернення відбулося пізніше, то:
податковий агент показує таке повернення в додатку за той звітний період, коли працівник реально повернув кошти.
Не потрібно уточнювати старі розрахунки лише через факт повернення — операція відображається «мінусом» у поточному періоді.
Як заповнити додаток 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ при поверненні
У додатку 4ДФ (для юросіб) або ФІЗ‑4ДФ (для ФОП / НПД) при поверненні надміру виплаченого доходу звільненим працівником:
- графа 3а «Сума нарахованого доходу» –
0,00;- графа 3 «Сума виплаченого доходу» – вказується сума повернення зі знаком «–» (від’ємне значення);
- графи 4а, 4, 5а, 5 (ПДФО та військовий збір) – не заповнюються.
Таким чином, у звітності фіксується фактичне повернення раніше виплаченого доходу, без повторного руху податку, оскільки:
- податкові зобов’язання були визначені в періоді нарахування;
- зараз відбувається лише коригування суми виплаченого доходу.
Чому від’ємна сума в графі 3 — це коректно
Від’ємне значення в графі 3:
- показує, що раніше відображений дохід повернуто платником;
- дозволяє узгодити дані бухобліку і податкової звітності;
- не потребує заповнення податкових граф (4, 5), оскільки повторне утримання/перерахування ПДФО і ВЗ не проводиться.
Це відповідає підходу, за яким Податковий розрахунок подається за фактом операцій, що відбулися у звітному періоді, включно з поверненням коштів.
Висновок
Якщо звільнений працівник повернув надміру виплачений оподатковуваний дохід, який уже був відображений у попередньому додатку 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ, податковий агент:
- показує повернення у звітному періоді фактичного повернення;
- у 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ зазначає:
- графа 3а – 0,00,
- графа 3 – сума зі знаком «–»,
- графи 4а, 4, 5а, 5 – порожні.
Таке відображення дає можливість законно скоригувати дані без перекручення податкових показників.