Якщо спадкоємець знаходиться за кордоном і не має можливості приїхати в Україну для подання заяви про прийняття спадщини у відведений для цього законодавством строк, але бажає прийняти спадщину, то йому потрібно:
По-перше, звернутися до будь-якого нотаріуса або уповноваженої особи тієї країни, де він знаходиться, або звернутися до консульської установи України для оформлення заяви про прийняття спадщини.
На заявах про прийняття спадщини, справжність підпису спадкоємців на яких засвідчено іноземними нотаріусами деяких країн, необхідне проставлення апостилю або проходження процедури консульської легалізації. Також необхідно буде засвідчити вірність перекладу з іноземної мови на українську мову, зробленого перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус, або зробленого нотаріусом, якщо він знає відповідні мови.
Найбільш зручним способом буде звернутися до консульської установи України для оформлення заяви про прийняття спадщини, адже в такому випадку відповідна заява відразу буде складена українською мовою, її не потрібно буде апостилювати (легалізувати), перекладати та засвідчувати вірність перекладу.
По-друге, надіслати нотаріусу в Україні за останнім місцем проживання спадкодавця належним чином оформлену заяву про прийняття спадщини, на підставі якої буде заведено спадкову справу.Варто зазначити, що у разі надходження засобами поштового зв’язку заяви, на якій справжність підпису спадкоємця не засвідчена, або заяви, підписаної кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису спадкоємця, яка надійшла технічними засобами електронних комунікацій, нотаріус приймає таку заяву, заводить спадкову справу, а спадкоємцю повідомляє про заведення спадкової справи та необхідність надіслати заяву, оформлену належним чином (справжність підпису на таких заявах має бути нотаріально засвідченою), або особисто прибути до нотаріуса.
Важливо, що ці дії потрібно виконати спадкоємцю до закінчення 6-ти місяців з дня смерті особи. При цьому, днем подання такої заяви буде день відправлення поштового листа, незалежно від того, коли він був доставлений та вручений нотаріусу.
Подання заяви про прийняття спадщини представником за довіреністю не допускається.
Спадкоємці, які постійно проживали разом зі спадкодавцем на час відкриття спадщини, малолітні, неповнолітні, недієздатні особи, а також особи, дієздатність яких обмежено, вважаються такими, що прийняли спадщину.
Для таких спадкоємців заява про видачу свідоцтва про право на спадщину є первинним документом, на підставі якого заводиться спадкова справа.
Після закінчення строку для прийняття спадщини, незалежно від того спадкування здійснюється за законом чи за заповітом, спадкоємець, який прийняв спадщину, має право отримати свідоцтво про право на спадщину.
Для отримання свідоцтва про право на спадщину спадкоємець має подати нотаріусу заяву про видачу свідоцтва про право на спадщину.
При видачі свідоцтва про право на спадщину нотаріус обов’язково перевіряє: факт смерті спадкодавця, час і місце відкриття спадщини, наявність підстав для закликання до спадкоємства, якщо має місце спадкування за законом, прийняття спадкоємцем спадщини у встановлений законом спосіб, склад спадкового майна, на яке видається свідоцтво про право на спадщину. На підтвердження цих обставин від спадкоємців витребовуються документи, які підтверджують вказані факти.
На відміну від етапу прийняття спадщини, у якій обов’язкова особиста участь спадкоємця, під час оформлення спадщини інтереси спадкоємця може представляти його представник за довіреністю.