Чи може розглядатися як об’єкт оподаткування ПДФО вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, що призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу?
Вода, кава, чай в офісі: чи є ПДФО
Згідно з п.п. «а» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ до загального оподатковуваного доходу фізособи включаються додаткові блага, зокрема:
- харчування, безоплатно отримане платником податку,
- якщо воно не підпадає під спеціальні винятки з оподаткування прибутку підприємств.
Водночас ПКУ виходить із того, що ПДФО застосовується лише тоді, коли дохід/благо отримано конкретним платником податку персонально.
У випадку з водою, кавою та чаєм, які:
- купує роботодавець,
- та надає для загального користування в офісі (усі працівники й відвідувачі),
неможливо:
- ідентифікувати конкретного отримувача,
- визначити персональну суму «вигоди».
Тому:
Вода, кава, чай, придбані за рахунок роботодавця для споживання в офісі будь-яким працівником чи відвідувачем, не розглядаються як об’єкт оподаткування ПДФО.
Підстав нараховувати ПДФО та військовий збір на такі витрати немає.
Бухгалтерський облік смаколиків
Різні частування для співробітників і відвідувачів офісу є для підприємства запасами, які обліковують на субрахунку 209 «Інші матеріали».
У міру споживання їх вартість відносять:
- або до складу витрат на збут — на рахунок 93 (якщо частування розміщуються в торговельних приміщеннях або офісах, куди за товаром/послугою приходять покупці);
- або до складу адміністративних витрат — на рахунок 92 (якщо частування розміщуються в офісах, куди заглядають партнери-постачальники, або в закритих офісах, куди приходять виключно співробітники);
- або ж до складу інших операційних чи інших витрат діяльності — на субрахунки 949, 977 (якщо витрати на частування підприємство визнає негосподарськими).
Як документально оформити забезпечення працівників питною водою
Щоб уникнути претензій щодо «нецільового» використання коштів чи додаткових благ, порядок забезпечення водою доцільно закріпити внутрішніми документами.
1. Колективний договір або наказ
- Якщо на підприємстві є колективний договір – включити до нього положення про:
- забезпечення працівників питною водою;
- можливість користуватися кавою, чаєм, кулером в офісі.
- Якщо колдоговору немає – видати наказ керівника, у якому:
- визначити підстави та порядок закупівлі води/напоїв;
- призначити відповідальну особу (за забезпечення водою, облік та зберігання ТМЦ).
2. Типові ТМЦ у процесі забезпечення водою
У практиці це:
- кулер;
- змінні бутлі;
- вода;
- одноразові стакани (або інший посуд).
Визначення такого набору в наказі/інструкції допоможе чітко показати, що це санітарно-гігієнічні, а не «соціально-додаткові» витрати.
Нюанси бухобліку та оподаткування придбання кулера
1. Статус кулера в бухобліку
Оскільки строк корисного використання кулера перевищує один рік, у бухобліку він є необоротним активом.
Далі все залежить від вартісного критерію, який підприємство закріпило в обліковій політиці:
- якщо вартість перевищує встановлений поріг – кулер обліковують як основний засіб (ОЗ);
- якщо не перевищує – як малоцінний необоротний матеріальний актив (МНМА).
Більшість платників податку на прибуток для зближення бухобліку й податкового обліку встановлюють поріг на рівні податкового критерію – 20 000 грн (без ПДВ) згідно з п.п. 14.1.138 ПКУ.
Тоді:
- якщо вартість кулера > 20 000 грн (без ПДВ):
- у бухобліку визнається ОЗ,
- обліковується на субрахунку 106;
- якщо ≤ 20 000 грн (без ПДВ):
- визнається МНМА,
- обліковується на субрахунку 112.
На практиці вартість кулера зазвичай менша 20 000 грн, тому найчастіше – це МНМА (субрахунок 112).
2. Амортизація кулера як МНМА
Для МНМА застосовуються спеціальні методи амортизації (п. 27 НП(С)БО 7):
- метод «100 %» – у першому місяці використання об’єкта списується вся вартість на витрати; або
- метод «50 % на 50 %» – 50 % вартості в першому місяці використання та 50 % у місяці списання.
Підприємство обирає метод у наказі про облікову політику.
3. Податок на прибуток: різниці за МНМА
Для МНМА:
-
високодохідники і малодохідники-добровольці, які застосовують різниці за ст. 138 ПКУ,
не визначають окремих «ОЗ‑різниць» (у т.ч. амортизаційних); - МНМА не відображають ні в додатку АМ, ні в додатку РІ.
Отже:
- бухоблікова амортизація МНМА повністю враховується у фінрезультаті;
- і саме фінрезультат (без коригувань по МНМА) є базою для податку на прибуток;
- тобто амортизація кулера зменшує об’єкт оподаткування на загальних підставах.
Якщо ж кулер – ОЗ (вартість > 20 000 грн), тоді:
- він підлягає податковій амортизації як об’єкт групи ОЗ;
- можливі різниці за ст. 138 ПКУ (для високодохідників).
4. ПДВ при придбанні кулера
Вхідний ПДВ за кулером:
- включається до податкового кредиту на загальних підставах (п. 198.6 ПКУ);
- за умови наявності зареєстрованої ПН від постачальника.
Коригувати податковий кредит через «господарськість» цієї операції, на нашу думку, не потрібно, оскільки:
- ДПС у ІПК від 14.08.2020 № 3376/ІПК/99-00-05-05-02-06 і від 13.11.2020 № 4686/ІПК/99-00-05-05-02-06 фактично погодилась із господарським характером таких витрат;
- кулер прямо пов’язаний із забезпеченням санітарно-гігієнічних умов праці.
Підтвердження:
- ст. 22 Закону України № 2694‑XII «Про охорону праці» зобов’язує роботодавця:
- при експлуатації виробничих, побутових та інших приміщень
- забезпечувати безпечні й здорові умови праці для працівників.
Отже, придбання кулера та забезпечення працівників питною водою – це частина обов’язків роботодавця з охорони праці, а не розкіш чи персональне благо.
Узагальнення
1. Вода, кава, чай для загального користування в офісі:
- не утворюють оподатковуваного доходу для конкретного працівника;
- не є об’єктом оподаткування ПДФО.
2. Кулер:
- у бухобліку – необоротний актив;
- найчастіше – МНМА (субрахунок 112), із амортизацією 100 % або 50/50;
- за МНМА не виникають податкові різниці за ст. 138 ПКУ;
- вхідний ПДВ включається до ПК без коригувань, оскільки придбання пов’язане з госпдіяльністю та охороною праці.
3. Щоб знизити ризики:
- пропишіть забезпечення працівників водою/напоями в колдоговорі або наказі;
- визначте відповідальну особу, порядок закупівлі та обліку ТМЦ (кулер, бутлі, вода, стакани).
Так ви одночасно виконаєте вимоги законодавства щодо охорони праці, збережете право на податковий кредит з ПДВ і уникнете безпідставного нарахування ПДФО на офісні напої.