ПКУ (п.п. 20.1.4, п. 75.1) надає контролюючим органам право проводити камеральні, документальні (планові/позапланові, виїзні/невиїзні) та фактичні перевірки. Для документальної перевірки ключовою є вимога про надання документів.
Читати також:
Документальна перевірка ФОП: що саме перевірятимуть і де чекати інспекторів?
Обов’язок ФОП щодо ведення й зберігання документів
ФОП, у т.ч. на спрощеній системі:
- зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджувальні документи щодо походження товару (п. 177.10 ПКУ);
- облік може вестися в паперовому або електронному вигляді, у т.ч. через Е‑кабінет;
- платники податків загалом повинні вести облік на підставі первинних документів (п. 44.1 ПКУ) і зберігати їх не менше строків, визначених п. 44.3 ПКУ.
Без належних первинних документів формування показників податкової звітності заборонено (ДПС ЗІР).
Які документи треба надати в перший день перевірки?
Платник податків зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Обов’язок виникає після початку перевірки.
Висновок ДПС:
-
ФОП, щодо якого розпочато документальну (планову чи позапланову) перевірку, повинен у перший день перевірки надати перевіряючому оригінали всіх документів за період, що перевіряється, які стосуються об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, зокрема:
- договори (угоди) на виконання робіт, надання послуг;
- акти виконаних робіт/наданих послуг, накладні;
- банківські виписки щодо руху коштів;
- книгу (журнал) обліку доходів / доходів і витрат (у тому вигляді, в якому ведеться);
- трудові договори, накази про прийняття/звільнення;
- відомості/розрахункові листки щодо нарахування та виплати зарплати;
- інші документи, що підтверджують фінансово‑господарські операції.
Йдеться саме про оригінали, а не копії.
Право ДПС вимагати завірені копії
Поряд із оглядом оригіналів ПКУ дає ДПС право отримувати копії документів:
- п. 20.1.2 ПКУ – право безоплатно отримувати копії документів, засвідчені підписом платника/посадової особи і печаткою (за наявності);
- п. 85.4 ПКУ – при перевірці посадові особи контролюючого органу можуть отримувати належним чином завірені копії первинних, фінансово‑господарських, бухгалтерських та інших документів, які свідчать про можливе заниження об’єктів оподаткування, несплату податків або порушення іншого законодавства.
Особливості:
- запит на надання копій повинен бути поданий не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати закінчення перевірки (абз. 2 п. 85.4 ПКУ);
- копії мають бути засвідчені підписом платника/посадової особи та печаткою (за наявності).
П. 85.8 ПКУ дублює право перевіряючих отримувати від платника засвідчені копії документів, що належать до предмета перевірки.
Висновок для ФОП
- У день початку документальної перевірки ФОП повинен бути готовий надати оригінали всіх документів, пов’язаних із предметом перевірки, за весь охоплений період.
- Надалі, на підставі письмового запиту перевіряючого, ФОП зобов’язаний зробити та засвідчити копії тих документів, які ДПС вирішить долучити до матеріалів перевірки.
- Наявність системного, повного обліку (договори, акти, банківські виписки, облік доходів/витрат, кадрові документи) – ключ до мінімізації ризиків донарахувань і додаткових питань з боку податкової під час перевірки.