Корпоративна картка – це інструмент доступу до коштів підприємства, а не «друга особиста картка» директора. З моменту списання коштів з корпоративної картки сума вважається виданою під звіт держателю картки. Отже, діють правила підзвітних сум (пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ).
Що зобов’язаний зробити директор?
1. Подати авансовий звіт
- Авансовий звіт буде затверджено на 0,00 грн, оскільки витрати – особисті.
- Строк – протягом 5 банківських днів після дати списання коштів з картки.
- Чеки за особисті витрати до звіту додавати не потрібно, адже такі витрати не затверджуються.
2. Повернути кошти підприємству
- Сума, витрачена на особисті цілі, має бути повернена до або під час подання авансового звіту.
- Повернення може бути через касу або на поточний рахунок підприємства.
Якщо директор вчасно повернув кошти, протягом 5 банківських днів, оподатковуваний дохід у нього не виникає: підприємство не компенсувало його особисті витрати, а лише тимчасово надало кошти під звіт.
Кошти не повернуті вчасно
Якщо директор не повернув суму в установлені строки, невідшкодована частина підзвітних коштів визнається його оподатковуваним доходом як додаткове благо (пп. 164.2.11 ПКУ).
Для підприємства це означає:
- нарахувати та утримати ПДФО (з «натуральним» коефіцієнтом за п. 164.5 ПКУ);
- утримати військовий збір;
ЄСВ не нараховується, оскільки це не заробітна плата й не база для ЄСВ.
Розрахунок ПДФО можна зробити прямо в авансовому звіті, а утримати податок – за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу директора (після оподаткування) у поточному чи наступних місяцях.
Чи можна мінімізувати податкові наслідки?
Можливі робочі варіанти (якщо ще не все відображено в обліку):
- Класичний шлях – директор просто повертає кошти підприємству, і податкових наслідків не виникає.
- Альтернативні моделі – оформлення як нецільової благодійної допомоги іншому працівнику в межах неоподатковуваного ліміту чи як поворотної фінансової допомоги. Такі варіанти потребують дуже обережного документального оформлення та індивідуальної консультації з фахівцем.
Висновок
- Кошти на корпоративній картці – власність підприємства, навіть якщо директор є засновником.
- Особисті витрати з цієї картки – це підзвітні кошти, які директор має або повернути, або з ними виникнуть податкові наслідки як з додатковим благом.
- Щоб уникнути ризиків, потрібні: авансовий звіт, своєчасне повернення коштів та коректне бухгалтерське оформлення.
- На майбутнє – варто жорстко розділяти особисті витрати та витрати підприємства й обмежити використання корпоративних карток для приватних платежів.