Загальне правило: фіскальний звітний чек – щодня
Закон України № 265/95‑ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» поширюється на всіх суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції:
- у готівковій формі;
- у безготівковій формі (електронні платіжні засоби, платіжні чеки, жетони тощо).
Для таких суб’єктів закон прямо встановлює обов’язок:
- щоденно створювати фіскальні звітні чеки (щоденний Z‑звіт) на РРО або ПРРО
- у паперовій та/або електронній формі,
- за кожен день, у якому здійснювалися розрахункові операції.
Тобто базова вимога – якщо в цей день були продажі/розрахунки, Z‑звіт має бути сформований за підсумками роботи.
Форс-мажор: коли відповідальність за невиконання обов’язку не настає
Роз’яснення нагадує про загальний підхід до форс-мажорних обставин:
- це надзвичайні та невідворотні події,
- які об’єктивно унеможливлюють виконання обов’язків, передбачених законом або договором.
У разі настання таких обставин:
- умови щодо настання відповідальності не виникають,
- якщо саме форс-мажор зробив виконання обов’язку неможливим.
У контексті РРО такими обставинами визнаються, зокрема:
- повітряна тривога;
- аварійне відключення електроенергії, що унеможливлює створення щоденного фіскального звітного чека.
Дії при повітряній тривозі: коли робити Z‑звіт
Податківці акцентують:
- при оголошенні повітряної тривоги працівники магазину зобов’язані припинити реалізацію товарів/послуг і залишити приміщення (магазин, торговий зал).
Якщо повітряна тривога:
- триває в проміжку часу, коли за графіком господарський об’єкт припиняє роботу,
- і через це фізично неможливо вчасно сформувати Z‑звіт,
тоді діє спеціальний підхід до строку:
Фіскальний звітний чек має бути створений на РРО та/або ПРРО не пізніше наступного робочого дня, до початку проведення розрахункових операцій на такому РРО/ПРРО.
Тобто, якщо:
- через тривогу персонал евакуювався і вже не повернувся цього дня;
- час закінчення роботи за графіком настав під час тривоги;
- сформувати Z‑звіт було неможливо,
то закон дозволяє:
- перенести створення щоденного фіскального звіту на наступний робочий день;
- але зробити його обов’язково до першої нової розрахункової операції.
Блекаут: аналогічний підхід
Роз’яснення прямо зазначає, що аналогічний порядок дій застосовується:
- при аварійному відключенні електроенергії,
- коли створити щоденний Z‑звіт технічно неможливо.
Тоді суб’єкт господарювання:
- створює щоденний фіскальний звітний чек наступного робочого дня,
- до початку проведення розрахункових операцій.
Таким чином:
- і повітряна тривога, і раптове відключення світла визнаються підставами, що дозволяють зрушити момент формування Z‑звіту без застосування санкцій, за умови дотримання обмеження «не пізніше початку наступної зміни».
Висновки для бухгалтера та адміністратора торгового об’єкта
1. Обов’язок формувати Z‑звіт щоденно зберігається.
Якщо були розрахунки – фіскальний звітний чек має бути створений за підсумками роботи.
2. Повітряна тривога/блекаут можуть зсунути строк створення Z‑звіту.
Якщо через ці обставини неможливо його сформувати в день роботи,
– дозволено створити чек наступного робочого дня до першої операції.
3. Безпека персоналу – пріоритет.
При тривозі працівники мають:
- припинити продаж;
- евакуюватися;
- не повертатися в зал лише заради формування звіту, якщо це небезпечно.
4. Фіксація обставин.
Для мінімізації податкових ризиків доцільно:
- зберігати розклад роботи;
- фіксувати час тривог/відключень;
- мати внутрішні інструкції про дії персоналу при форс-мажорі.
5. Наступного дня – першим кроком Z‑звіт.
Перед тим як пробити перший чек, адміністратор/касир зобов’язаний:
- спочатку створити фіскальний звітний чек за попередній день,
- і лише потім розпочинати нові розрахункові операції через РРО/ПРРО.