Які документи може подати підзвітна особа до авансового звіту
Працівник, який отримав кошти під звіт або на відрядження, зобов’язаний:
- подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів;
- додати первинні підтвердні документи;
- повернути невикористаний залишок у встановлені строки.
За вимогами п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ не включаються до оподатковуваного доходу не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з відрядженням. Про розміри, документальне оформлення добових на підприємстві ми детально розповіли у матеріалі:” Добові на відрядження: правила 2025 – 2026“.
Які документи вважаються підтвердними
Підтвердити витрати можна:
- касовими чеками, товарними чеками, розрахунковими квитанціями;
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки), у транспортному квитку вказано його вартість, отже, він сам по собі може підтвердити суму витрат. І не має значення, як здійснювалася оплата за нього, — із застосуванням платіжної картки (її реквізитів) чи готівкою. Однак податківці вимагають, щоб працівник, окрім квитка, надавав виписку з особистого рахунку, до якого емітовано платіжний інструмент;
- іншими документами, створеними РРО/ПРРО або оформленими за вимогами законодавства – у паперовій чи електронній формі.
Для відряджень в Україні документи мають відповідати:
- Закону № 265/95‑ВР про РРО;
- Податковому кодексу України, зокрема п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначено, які саме документи належать до підтвердних;
- Інструкції про службові відрядження, наказ Мінфіну № 59, обов’язкова лише для бюджетників.
Для закордонних відряджень – вимогам законодавства країни перебування.
Наявність у переліку підтвердних «інших документів» свідчить про те, що визначений п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ перелік не є вичерпним. Головне, щоб такі інші документи дозволяли підтвердити вартість витрат, здійснених працівником. Безумовно, при цьому мають дотримуватися усі вимоги до первинних документів, установлені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІV. А при оплаті готівкою дуже бажано, щоб такі документи підтверджували сам факт сплати (наприклад, мали відповідний штамп або запис / підпис про отримання коштів)
Якщо витрати оплачено платіжною карткою, підтвердити їх можна:
- банківською випискою;
- інформацією з рахунку, що містить усі обов’язкові реквізити операції.
Електронні документи та візуалізація
Електронний документ, оформлений за законом про електронні документи та електронні довірчі послуги;
- відображений у візуальній формі (на екрані або роздрукований), є належним підтвердним документом.
Якщо розрахунковий документ можна:
- перевірити за його реквізитами; або
- інформація про нього зберігається на серверах ДПС,
працівник має право подати до звіту візуалізовану версію такого документа.
У цьому разі:
- такий документ вважається оригіналом, а не копією;
- те саме стосується електронного розрахункового документа, створеного за законом і засвідченого КЕП.
Натомість:
подавати до авансового звіту звичайні паперові копії розрахункових документів підзвітна особа не має права – потрібні або оригінали, або належним чином оформлені електронні документи/їх візуалізація. (ЗІР, Категорія 109.14)