Первинні документи та облік для цілей оподаткування: які вимоги
ПКУ вимагає, щоб усі податкові показники (дохід, витрати, об’єкти оподаткування) формувалися лише на підставі підтвердних документів: первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, передбачених законодавством (п. 44.1 ПКУ). Заборонено заповнювати податкову звітність або митні декларації на основі даних, не підтверджених такими документами.
Ці вимоги стосуються не лише резидентів, а й:
- нерезидентів, що здійснюють діяльність в Україні через постійні представництва;
- іноземних компаній, визначених у п.п. 133.1.5 ПКУ.
Усі вони для розрахунку об’єкта оподаткування з податку на прибуток використовують дані бухобліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінрезультату до оподаткування (п. 44.2 ПКУ). Ті, хто застосовує МСФЗ, визначають об’єкт оподаткування за МСФЗ з урахуванням ПКУ й, де ПКУ посилається на НП(С)БО, орієнтуються на відповідні МСФЗ.
Які документи вважаються первинними і що в них має бути
За Законом № 996 первинний документ – це документ з відомостями про господарську операцію. Саме він є підставою для відображення операцій у бухобліку; на його основі можуть складатися зведені облікові документи, відповідно ст. 9 Закону № 996.
Первинні документи можуть бути паперовими або електронними, і в будь-якому разі мають містити обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст і обсяг операції, одиницю виміру;
- посади та прізвища (крім документів під регулювання НБУ) відповідальних осіб;
- особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи.
Електронні первинні документи (у т.ч. автоматично сформовані системою) можна використовувати в обліку за умови накладення КЕП/електронної печатки і дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Залежно від операції до первинних документів можуть додаватися додаткові реквізити (печатка, номер, посилання на договір тощо).
Послуги, оренда й підпис замовника: коли можна без нього
Закон № 996 допускає спрощений підхід для окремих операцій: якщо первинний документ містить дату/період надання послуг, виконання робіт або оренди, то відсутність реквізитів замовника/орендаря (посада, прізвище, підпис з його боку) не є порушенням, за умови що:
- такий порядок документообігу передбачено письмовим договором;
- операції відображені в обліку в періоді їх фактичного здійснення.
Це правило не поширюється на:
- операції за рахунок публічних коштів;
- договори оренди державного/комунального майна;
- договори будівельного підряду, проектно‑вишукувальних робіт;
- договори про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.
Неістотні недоліки: коли документ все одно «працює»
Закон прямо передбачає: неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання операції, якщо:
- документ дозволяє ідентифікувати учасників операції;
- є дата, назва підприємства, зміст і обсяг операції тощо.
Для практики це означає:
- ключовим є зміст і можливість ідентифікації, а не ідеальна форма;
- але повна відсутність обов’язкових реквізитів або документів узагалі означатиме, що база для податкового обліку відсутня – у такому випадку податкова може зняти витрати/ПК чи донарахувати зобов’язання.
Для платників податків (у т.ч. нерезидентів через постійні представництва й іноземних компаній на прибутку) це сигнал:
- забезпечити повний пакет первинних документів з мінімально потрібним набором реквізитів;
- налаштувати електронний документообіг так, щоб усі документи мали КЕП/електронну печатку;
- у договорах на послуги/оренду пропрацьовувати порядок підписання (особливо, якщо передбачається одностороннє формування актів виконавцем).