Під час кожної виплати заробітної плати роботодавець повинен одночасно сплачувати ЄСВ. При цьому банки контролюють не лише наявність платіжної інструкції, а й достатність суми ЄСВ.
Якщо в платіжному документі сума ЄСВ менша ніж 22 % від суми коштів, що спрямовуються на виплату зарплати, роботодавцю необхідно подати довідку-розрахунок, погоджену з податковим органом за місцем обліку платника ЄСВ.
Така вимога передбачена п. 3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 р. № 291.
Довідка-розрахунок може знадобитися у випадках, якщо:
- на підприємстві працюють особи з інвалідністю;
- працівникам нараховується зарплата, що перевищує максимальну базу для нарахування ЄСВ;
- у платника є переплата з ЄСВ.
Водночас перевірка суми ЄСВ банками поширюється не на всіх роботодавців. Без такого контролю банки приймають платіжні інструкції від:
- бюджетних установ;
- Пенсійного фонду;
- підприємств УТОГ та УТОС;
- резидентів Дія Сіті;
- іноземних представництв;
- дипломатичних і консульських установ.
Такі роботодавці повинні самостійно підтвердити свій статус під час відкриття рахунків у банку або у разі його зміни.
Коли податкова погоджує довідку-розрахунок
Контролюючі органи повинні невідкладно погодити довідку-розрахунок, подану:
- в електронній формі;
- або у паперовому вигляді.
Після погодження документ може бути використаний для проведення виплати зарплати.
У яких випадках податкова може відмовити
Податківці мають право відмовити у погодженні довідки-розрахунку у трьох випадках:
| Підстава для відмови | Пояснення |
|---|---|
| Невідповідність форми | Документ складений не за формою з додатка 1 до Порядку |
| Недостовірна інформація | У довідці містяться помилки або неправдиві дані |
| Подання не за місцем обліку | Документ подано не до того контролюючого органу, де платник перебуває на обліку як платник ЄСВ |
Як подати довідку-розрахунок в електронній формі
Подати документ можна через приватну частину Електронного кабінету платника.
Для цього використовується розділ:
«Введення звітності»
Документ подається за такими ідентифікаторами форм:
| Категорія платника | Ідентифікатор форми |
|---|---|
| Юридичні особи | J1330001 |
| Фізичні особи | F1330001 |
Як відбувається перевірка документа
Після надсилання довідки-розрахунку система проводить автоматизовану перевірку документа.
Перша квитанція
У першій квитанції зазначається:
- результат автоматичної перевірки;
- факт прийняття або неприйняття документа;
- причини помилок, якщо вони є.
Якщо перевірка негативна, друга квитанція не формується.
Друга квитанція
Друга квитанція підтверджує:
- прийняття (реєстрацію) документа;
- або відмову в реєстрації із зазначенням причин.
У ній також містяться:
- дата та час прийняття;
- реєстраційний номер;
- дані платника;
- інформація про підписувача.
Якщо друга квитанція підтверджує прийняття документа, датою реєстрації вважаються дата і час, зазначені у першій квитанції.
Де переглянути квитанції
Перевірити статус довідки-розрахунку можна в Електронному кабінеті у розділах:
- «Вхідні/вихідні документи» → вкладка «Вхідні»;
- «Перегляд звітності»;
- «Введення звітності».
Саме дата реєстрації документа є днем його отримання контролюючим органом.
Як отримати погоджену довідку-розрахунок
Після опрацювання документа:
- погоджена довідка-розрахунок;
- або відмова у погодженні
надсилається платнику через Електронний кабінет.
Як подається паперова довідка-розрахунок
Якщо документ подається у паперовій формі, він оформлюється у трьох примірниках:
| Примірник | Кому передається |
|---|---|
| Перший | Банку або іншому надавачу платіжних послуг |
| Другий | Контролюючому органу |
| Третій | Залишається у платника ЄСВ |
Електронний документообіг: що потрібно врахувати
Довідка-розрахунок в електронному вигляді подається з дотриманням вимог законодавства про:
- електронні документи та документообіг;
- електронну ідентифікацію;
- електронні довірчі послуги.
Документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Висновки
У 2026 році подати довідку-розрахунок на виплату заробітної плати можна швидко через Електронний кабінет за формами J1330001 або F1330001.
Щоб уникнути відмови у погодженні, платнику ЄСВ потрібно:
- використовувати правильну форму;
- перевіряти достовірність даних;
- подавати документ до свого контролюючого органу;
- контролювати отримання першої та другої квитанцій.
Електронний формат значно спрощує процедуру погодження та дозволяє оперативно отримати підтвердження від податкової служби.