Для ФОПа на загальній системі ключове правило таке: витрати враховуються лише тоді, коли вони документально підтверджені коректно оформленими первинними документами.
Чому первинні документи важливі для ФОП?
Відповідно пункту 177.2 ПКУ, об’єктом оподаткування ФОПа на загальній системі є:
Згідно з п. 44.1 ПКУ:
- облік доходів і витрат ведеться на підставі первинних документів та інших облікових регістрів;
- заборонено формувати показники звітності на підставі непідтверджених даних.
Обов’язкові реквізити первинних документів
Частиною 2 ст. 9 Закону № 996 та Положення № 88 встановлюють, що первинні документи (паперові або електронні) обов’язково повинні містити:
1. Назву документа (форми)
– наприклад: «Акт виконаних робіт», «Накладна», «Квитанція» тощо.
2. Дату складання
– конкретна календарна дата оформлення документа.
3. Назву суб’єкта господарювання (підприємства/ФОПа), від імені якого складено документ.
4. Зміст та обсяг господарської операції:
- що саме відбулося: купівля, послуга, виконання робіт;
- опис товару/послуги, кількість, ціна;
- одиниця виміру (шт., кг, години тощо) і сума в грошовому виразі.
5. Посади і прізвища осіб, відповідальних за:
- здійснення господарської операції;
- правильність її оформлення
(крім документів, до яких вимоги встановлює НБУ – наприклад, банківські).
6. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції:
- підпис уповноваженої особи;
- або електронний підпис/печатка – для електронних документів.
Додатково, залежно від характеру операції, можуть зазначатися:
- номер документа;
- підстава здійснення операції (договір, рахунок тощо);
- ідентифікаційний код контрагента (ЄДРПОУ/РНОКПП);
- реквізити документа, що посвідчує особу отримувача;
- печатка (якщо використовується).
Спрощення документообігу
16.03.2026 р. Президент України підписав Закон України від 24.02.2026 р. № 4791-IX “Про внесення зміни до статті 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг”. Закон № 996 допускає спрощення для деяких документів на послуги, роботи, оренду:
- якщо документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або оренди,
- то відсутність реквізитів зі сторони замовника/наймача (посади, прізвища, підписи) не є порушенням, за умови що:
- такий порядок оформлення прямо передбачений письмовим договором;
- операції відображаються в обліку в періоді їх фактичного здійснення.
Важливо: це спрощення не стосується:
- операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
- договорів оренди державного/комунального майна;
- будівельних підрядів, проектно-вишукувальних робіт;
- договорів про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.
Електронні первинні документи
Первинні документи можуть бути створені автоматично в електронній формі (через програмне забезпечення / облікову систему) та використовуватися в обліку за умови, що:
- на них накладено кваліфікований електронний підпис або печатку;
- дотримано вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Тобто, електронний акт/рахунок, сформований програмою і підписаний КЕП, є повноцінним первинним документом.
Форми бланків і заповнення
За Положенням № 88, первинні документи можна складати:
- на типових або спеціалізованих бланках, затверджених держорганами;
- або на самостійно розроблених бланках, але вони обов’язково повинні містити всі обов’язкові реквізити.
Окреме правило: вільні рядки в первинних документах треба прокреслювати (п. 2.10 Положення № 88), щоб у них не можна було потім дописати інформацію.
Висновок для ФОПа на загальній системі
Щоб витрати були визнані:
1. Кожна витрата має бути підтверджена правильно оформленим первинним документом з повним набором реквізитів.
2. Документи можуть бути паперовими або електронними, але з належними підписами/КЕП.
3. Якщо первинка не відповідає вимогам Закону № 996 і Положення № 88, податкова має право:
- не визнати витрати;
- донарахувати податок на доходи ФОПа.
Тому завдання ФОПа – не лише «зібрати чеки», а й контролювати правильність їх оформлення.