Частиною першою ст. 8 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) визначено, що бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону № 996). Абзацами першим – п’ятим частини четвертої ст. 8 Закону № 996 визначено, що для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону № 996 обирає форми його організації:
- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Хто підписує звітність та коли подавати форму № 1-ОПП?
Електронний документообіг з ДПС здійснюється без окремого договору – з моменту надсилання першого електронного документа з КЕП (ПКУ, Закон № 851, Закон № 2155, Порядок № 557). Підприємство самостійно обирає форму організації бухобліку (Закон № 996).
Юрособи та їх підрозділи зобов’язані повідомити ДПС про особу, відповідальну за бухгалтерський та/або податковий облік, у 10-денний строк з моменту реєстрації або зміни (п. 66.4 ПКУ, Порядок № 1588):
- шляхом подання заяви № 1-ОПП (або № 1-ОПН для окремих випадків) з відміткою «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку»;
- заповнюються розділи 1, 2, 4, 10;
- можна подати в електронній формі з КЕП.
Якщо немає головного бухгалтера / бухгалтерської служби, у формі № 1-ОПП вказують:
- бухгалтера або іншу відповідальну особу;
- а за відсутності бухгалтера – керівника, як особу, відповідальну за організацію бухобліку.
Який порядок накладення КЕП?
За п.п. 48.5.1 ПКУ податкова декларація / звітність має бути підписана:
- керівником або уповноваженою особою;
- та особою, відповідальною за бухоблік (якщо він не ведеться особисто керівником).
Для юридичних осіб при поданні звітності в електронній формі КЕП накладаються так:
Порядок накладення КЕП, якщо є головний бухгалтер/бухгалтер:
- першим – КЕП бухгалтера / головного бухгалтера;
- другим – КЕП керівника;
- третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності);
Якщо посади головного бухгалтера немає і облік веде керівник:
- першим – КЕП керівника;
- другим – печатка (за наявності).
Для ФОП та осіб з незалежною професійною діяльністю:
- першим накладається КЕП платника – фізичної особи;
- другим – печатка (за наявності).
Для звичайних громадян (не самозайнятих) звітність завершується накладанням КЕП фізичної особи.
Отже, якщо на підприємстві немає головного бухгалтера або посада вакантна, потрібно:
- у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків подається заява за формою № 1-ОПП або за формою № 1-ОПН, зокрема, з позначкою «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» може бути подана технічними засобами електронних комунікацій в електронній формі з дотриманням вимог законів України № 851 та № 2155. із зазначенням відповідальної особи (як правило, керівника);
- у разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової звітності безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація відповідно до абзацу першого п.п. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 ПКУ підписується таким керівником, а при поданні податкової звітності в електронному вигляді створення електронного документа завершується накладанням на неї КЕП підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності).