Як подати податкову звітність в електронному вигляді, коли керівник у ЄДР значиться старий (мобілізований/на ТОТ), строк КЕП керівника закінчився, а внести зміну керівника до ЄДР немає можливості?
Чи може особа, яка тимчасово виконує обов’язки керівника (В.О.) і має право підпису за даними ЄДР (через «опис обмежень») підписати електронну звітність?
Відповідь — так, але з правильним оформленням у ДПС.
Алгоритм дій
Крок 1. Перевірте виписку ЄДР
- У витягу з ЄДР має бути чинний запис про керівника та (за наявності) «опис обмежень», де вказано, що обов’язки керівника тимчасово виконує конкретна особа (ПІБ, підстава).
- Якщо такого запису немає — ініціюйте внесення через державного реєстратора (за можливості). Без цього ДПС не зможе підтягнути правовий статус В.О.
Крок 2. Зверніться до ДПС за основним місцем обліку
Оскільки «опис обмежень» з ЄДР до ДПС не надходить автоматично, подайте до ДПС заяву/лист про оновлення відомостей про керівника на підставі «опису обмежень».
Додайте копії:
- витягу з ЄДР з «описом обмежень»;
- наказу/розпорядчого документа про тимчасове покладення обов’язків (якщо є);
- паспорта/РНОКПП В.О. (для ідентифікації);
- контактів для зворотного зв’язку.
Мета: щоб у облікових даних ДПС саме В.О. відобразився як чинний підписант/керівник для е-документообігу.
Крок 3. Отримайте/перевидайте КЕП на В.О.
- Оформіть КЕП (кваліфікований електронний підпис) на особу-В.О. (створювач КЕП — юрособа/ФОП; Закон № 2155).
- Якщо була електронна печатка — за потреби оформіть кваліфіковану електронну печатку юрособи. (Наявність печатки — не обов’язкова умова для прийняття звітності, але часто потрібна для внутрішніх процедур.)
📒 Чи потрібна електронна печатка підприємству, яке користується звичайною?
Крок 4. Делегуйте право підпису (за потреби)
Якщо звіти підписуватиме не В.О.-керівник, а інша уповноважена особа, подайте через Е-кабінет Повідомлення за додатком 1 до Порядку № 557 про надання прав підпису цій особі (вкажіть її КЕП).
Крок 5. Подайте звітність в електронному вигляді
- Створіть електронні документи з КЕП В.О. або уповноваженої особи.
- Перевірте квитанції:
- Квитанція №1 — технічний контроль формату/реквізитів. У разі відмови — вказують причину неприйняття (Порядок № 557, п. 8).
- Квитанція №2 — підтвердження прийняття/реєстрації або відмова за суттю (Порядок № 557, п. 9).