Які наслідки, якщо не повернути кошти працівнику, витрачені на потреби підприємства?
Підзвітна особа розрахувалась власними коштами за розрахунково-касове обслуговування та інші господарчі витрати підприємства, склала авансовий звіт. Чи можна компенсувати ці витрати підзвітній особі, перерахувавши з розрахункового рахунку підприємства на особисту платіжну банківську картку підзвітної особи? Які наслідки, якщо цього не зробити?
У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства за власні кошти, останній для компенсації повинен подати у визначені законодавством строки до бухгалтерії звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну №841 та підтверджувальні документи на що використані кошти.
Тобто, відповідно до поданого авансового звіту роботодавець повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства, інакше за кредитом рахунку 372 виникне кредиторська заборгованість.
При цьому, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються ЦКУ.
Діючими нормативними документами, що регулюють питання, протягом якого терміну підприємство зобов'язане відшкодувати працівнику витрачені кошти, не передбачено.
Але термін чи конкретну дату повернення підприємством коштів працівнику, тобто погасити свою кредиторську заборгованість перед працівником, можна встановити у договорі доручення на момент його складання.
Якщо підприємство не виконає своє зобов'язання перед працівником, то такий працівник має право протягом трьох років, керуючись ст. 257 ЦКУ, звернутися до суду з позовом про погашення підприємством боргу перед ним. При цьому перебіг терміну позовної давності почнеться з дня, який настає за днем (датою) закінчення терміну погашення кредиторської заборгованості, визначеного договором (ст. 261 ЦКУ).
Тобто, якщо роботодавець тривалий час не повертає кошти працівнику, то працівник може звернутися до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості. Це потрібно для визначення початку перебігу строку позовної давності з метою звернення до суду.
Якщо такої вимоги не надійде, у підприємства навіть не буде підстав для списання такої заборгованості.
Детально про це ми писали тут.
Щодо перерахування перевитрат підзвітної особи у відрядженні на особисту картку, зазначимо, що законодавство не містить заборони щодо перерахування таких коштів на особисту картку працівника, а точніше, на його банківський рахунок, до якого відкрито таку картку. Взагалі, форма повернення коштів працівнику - готівкова з каси чи безготівкова на його рахунки - жодного значення не має.