Державна мова та мова звітності / листування
Конституція України (ч. 1 ст. 10) встановлює, що державною мовою є українська. Закон № 2704‑VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної» (ст. 37) зобов’язує:
- громадські об’єднання, політичні партії та інші юрособи, зареєстровані в Україні, використовувати державну мову в листуванні з органами державної влади, місцевого самоврядування, держпідприємствами, установами, організаціями;
- подавати статутні документи, статистичну, податкову та іншу звітність до органів влади українською мовою.
Це означає: усі податкові та інші звіти, звернення, пояснення до ДПС та інших органів влади оформлюються українською, незалежно від того, якою мовою укладені господарські договори.
Форма й мова договорів загалом
За ст. 627, 628 ЦКУ сторони вільні у виборі контрагента, умов і мови договору, з урахуванням вимог законів, звичаїв ділового обороту, розумності та справедливості. Відповідно норм ст. 639 ЦКУ:
- договір може бути укладений у будь‑якій формі, якщо інша форма не вимагається законом;
- якщо сторони домовилися про певну форму (у т.ч. електронну) – договір вважається укладеним з моменту надання йому цієї форми.
Форма правочину
Згідно з частиною першою ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено в законі. У ст. 207 ЦКУ зазначено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони або які надсилали до інформаційно-комунікаційної системи, яку використовують сторони. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку, якщо він підписаний його стороною (сторонами).
Правочин від імені юрособи підписують уповноважені особи (за статутом, довіреністю, законом).
Можливе використання факсиміле, електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису, якщо:
- це передбачено законом або іншими актами цивільного законодавства,
або - є письмова згода сторін із зразками таких підписів або інший погоджений порядок.
Електронні договори та електронний документообіг
Відповідно частини 2 ст. 639 ЦКУ: якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно‑комунікаційних систем, він вважається укладеним у письмовій формі.
Закон № 851‑IV «Про електронні документи та електронний документообіг» стаття 6:
- для ідентифікації автора е‑документа може використовуватися електронний підпис;
- для підтвердження цілісності та походження – електронна печатка;
- накладення е‑підпису/печатки завершує створення електронного документа;
- е‑підписи та е‑печатки застосовують у випадках, визначених законом, або за домовленістю сторін.
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу (частина перша ст. 14 Закону № 851). З урахуванням сучасного законодавства належним способом підписання е‑документів є використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Зовнішньоекономічні договори (контракти): форма і мова
Форма ЗЕД‑договору
Відповідно статті 6 Закону «Про зовнішньоекономічну діяльність» № 959‑XII:
- зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається у простій письмовій або електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом.
Згідно частини 3 ст. 31 Закону № 2709‑IV «Про міжнародне приватне право»:
- якщо хоча б одна сторона – резидент України (фізособа або юрособа), ЗЕД‑договір укладається у формі, передбаченій законом України, незалежно від місця його укладення,
- наслідки порушення письмової форми визначаються правом, що застосовується до змісту правочину.
Мова ЗЕД‑документів для митниці
Згідно ст. 254 Митного кодексу України (МКУ):
- документи для митного контролю/оформлення подаються митниці українською мовою, офіційною мовою митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування;
- митниця може вимагати переклад українською документів, складених іншою мовою, лише якщо це необхідно для перевірки даних митної декларації;
- у такому разі переклад забезпечує декларант за власний рахунок.
Практично: ЗЕД‑контракти можуть укладатися іноземною мовою (як мовою міжнародного спілкування), але:
- для цілей митного оформлення може знадобитися офіційний переклад українською;
- для листування з податковими/іншими органами – використовують українську.
Укладення ЗЕД‑договорів іноземною мовою, у т.ч. шляхом обміну сканами
Закон прямо дозволяє письмову та електронну форму зовнішньоекономічних договорів. ЦКУ і Закон № 851 загалом допускають:
- укладення договорів шляхом обміну електронними документами,
- використання електронних підписів,
- визнання таких договорів письмовими.
Питання укладення ЗЕД‑договору шляхом обміну сканованими копіями підписаних документів (без КЕП), через e‑mail чи інші засоби зв’язку, а також вимоги до оформлення таких договорів не врегульовані детально у податковому законодавстві.
Саме тому ДПС у своїх роз’ясненнях рекомендує з питань укладення ЗЕД‑договорів іноземною мовою(ЗІР, Категорія 112.04), допустимості укладення договорів шляхом обміну сканами, вимог до їх оформлення звертатися до:
- Міністерства юстиції України – як до органу, що формує правову політику та здійснює загальне управління у сфері надання правової допомоги;
- Міністерства економіки України – як до головного органу, що формує економічну політику та політику у сфері ЗЕД.
З практичної точки зору можемо додати, що для того аби оплатити за контрактом / інвойсом СГ потрібно надати такий документ в банк, а в банку без перекладу цей документ просто не приймуть на оплату, адже, закон їх не зобов’язує до цього і не всі працівники банку можуть знати кілька іноземних мов.