Відповідно до абз. 1 п. 7 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосовуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані подавати до контролюючих органів звітність, пов’язану із застосуванням РРО та розрахункових книжок (далі – РК), не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця у разі, якщо п. 7 ст. 3 Закону № 265 не передбачено подання інформації по дротових або бездротових каналах зв’язку.
Згідно з п. 3 Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Наказ № 13) звітність, пов’язана із використанням книг обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) (РК), подається суб’єктом господарювання за формою № ЗВР-1 (далі – Звіт за ф. № ЗВР-1), затвердженою Наказом № 13, щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із РК у випадках, визначених Законом № 265.
Звітність, пов’язана з використанням РК, подається у складі Звіту за ф. № ЗВР-1 та Довідки про використані розрахункові книжки (далі – Довідка) до контролюючого органу за місцем реєстрації РК у терміни, визначені чинним законодавством. При поданні звітності одночасно надавати КОРО чи РК не потрібно (пп. 4, 5 Порядку № 13).
Форма Довідки наведена у додатку до Порядку № 13.
Суб’єкти господарювання, які подають податкову звітність в електронному вигляді, Довідку за ідентифікатором форми FJ0525002 надсилають в електронній формі засобами електронного зв’язку з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» із зазначенням обов’язкових реквізитів електронних документів.
У заголовній частині Довідки зазначається найменування суб’єкта господарювання, місцезнаходження, код за ЄДРПОУ чи реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта, та кількість штук повністю використаних у звітному місяці РК.
Таблична частина Довідки передбачає заповнення таких граф:
♦ порядковий номер;
♦ номер РК – зазначається номер використаної РК, який складається з 10 цифр (фіскальний номер першої КОРО) та проставленого через дріб порядкового номера РК і літери «к». При реєстрації РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера РК додається літера «с»;
♦ період використання, де: у колонці «початок» – зазначається дата початку використання РК, яка вказана в корінці першої розрахункової квитанції РК, у колонці «кінець» – зазначається дата закінчення використання РК, яка вказана в корінці останньої розрахункової квитанції РК;
♦ кількість анульованих квитанцій – зазначається кількість анульованих розрахункових квитанцій. У разі пошкодження розрахункової квитанції чи здійснення помилкового запису таку квитанцію слід анулювати, для чого на корінці та відривній частині робиться позначка «Анульовано», що засвідчується підписом особи, яка здійснює розрахунки.
Згідно з приміткою до Довідки, така Довідка повинна містити інформацію про РК, за якими дата кінця використання припадає на звітний місяць. Суб’єкт господарювання – фізична особа засвідчує Довідку особистим підписом.