Воєнний стан і перевірки: скільки реально зберігати документи ФОП

Базові строки vs воєнні реалії

ПКУ визначає мінімальні строки зберігання документів, пов’язаних з виконанням податкових обов’язків, відповідно до п. 44.3 ПКУ:

• 2555 днів – документи з трансфертного ціноутворення, КІК і спецоперацій з нерезидентами (ст. 39, 39² ПКУ, п. 141.4 ПКУ);
• 1825 днів (5 років) – первинні документи, облік, фінзвітність юросіб‑прибутківців та юросіб‑єдинників (крім тих, де діє довший строк);
• 1095 днів (3 роки) – інші документи, що не підпадають під попередні дві групи;
• 1095 днів – документи з іншого законодавства, яке контролює ДПС (дозволи тощо).

Для ФОП і фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, ключове:

• якщо вони виплачують доходи нерезиденту з джерелом з України, щодо таких операцій вони є платниками податку на прибуток (п.п. 133.1.4 ПКУ) – відповідні первинні документи мають зберігатися не менше 1825 днів;
• інші первинні документи ФОП/самозайнятого – не менше 1095 днів.

Строк обчислюється:

• від дня подання відповідної податкової звітності (а при неподанні – від граничного строку її подання);
• для документів щодо іншого законодавства – від дати госпоперації або закінчення дії дозволу.

Мінімальних строків недостатньо

Через воєнний стан діє спеціальна норма (п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ):

• зупиняється відлік строку давності для документальних планових та окремих позапланових перевірок, які не проводяться.

З урахуванням цього ДПС прямо зазначає:

• оскільки після початку перевірки ФОП/самозайнятий зобов’язаний надати всі документи у повному обсязі,
• фізична особа – підприємець або особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинна зберігати первинні документи понад 1825/1095 днів,
• якщо документальна перевірка ДПС щодо цих періодів ще не проводилася, навіть якщо минуло більше 5 років.

Практично це означає:

• для операцій з нерезидентами, що оподатковуються за п. 141.4 ПКУ, первинка має зберігатися більше 5 років, доки немає «закриття» періоду перевіркою чи закінчення строку давності з урахуванням воєнних зупинок;
• для інших операцій ФОП – більше 3 років, якщо період фактично не перевірено.

Висновок для ФОП і незалежних професіоналів

Формальні «3 роки» або «5 років» із ПКУ сьогодні не варто сприймати як безумовний дедлайн для знищення документів. Через зупинення строків давності на час воєнного стану:

• первинку слід зберігати довше базових 1095/1825 днів,
• особливо за періоди, які ще не охоплено перевірками ДПС,
• і за операціями з нерезидентами, де податкові ризики й строк зберігання вищі.