Звітність за корпоративною карткою при відрядженнях

Чи є обов’язковим надання авансового звіту за кожне відрядження, якщо всі витрати (проживання, квитки) оплачувалися виключно безготівково корпоративною банківською карткою підприємства?

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт складається та подається лише у двох випадках:

  1. за наявності оподатковуваного доходу. Це може бути сума добових, що перевищує встановлені неоподатковувані норми, або вартість витрат, не підтверджених відповідними документами;
  2. при використанні готівки понад суму добових витрат. Це стосується як готівки, виданої в касі, так і знятої з корпоративної картки в банкоматі.

Таким чином, якщо працівник у відрядженні розраховувався виключно корпоративною карткою в безготівковій формі, не знімав готівку, а всі витрати документально підтверджені, підстав для обов'язкового подання авансового звіту згідно з ПКУ немає.

Водночас, підприємство має право самостійно встановити більш жорсткі правила звітування для внутрішнього контролю. Наприклад, у Положенні про службові відрядження або в наказі про документообіг може бути прописаний обов'язок подавати авансовий звіт за результатами кожного відрядження, незалежно від форми розрахунків. Такі внутрішні правила є обов'язковими для виконання працівниками.