Знищення первинних документів у 2026 році: алгоритм дій та ризики за ПКУ (аудіоверсія)

Навіть якщо оригінали документів знищені через бойові дії, підприємство може відновити доказову базу. Але важливо не просто повідомити, що документи «згоріли» або «були знищені», а належним чином зафіксувати сам факт їх втрати та зібрати інші докази, які підтверджують зміст господарських операцій. Відповідно до ст. 73, 74 та 76–79 ГПКУ доказами можуть бути письмові та електронні документи, висновки експертів, показання свідків та інші засоби доказування.

Що потрібно зробити підприємству?

Зафіксувати факт обстрілу та знищення документів

Необхідно отримати документи ДСНС, поліції, органів місцевого самоврядування або військової адміністрації про факт пожежі, обстрілу, пошкодження чи руйнування приміщення. Також доцільно скласти внутрішній акт підприємства із зазначенням: дати та обставин події, приміщення, де зберігалися документи, конкретного переліку втрачених документів, періодів, яких вони стосувалися. Важливо, щоб документи між собою не суперечили.

Зібрати всі копії та електронні докази

Відновлювати доказову базу можна за допомогою:

• електронних копій договорів; листування з контрагентами;
• рахунків та актів;
• банківських виписок;
• податкових накладних;
• даних бухгалтерської програми;
• електронного документообігу;
• ТТН та документів перевізників;
• фотографій і відео;
• документів контрагентів.

Якщо оригіналу договору немає, його зміст у багатьох випадках можна підтвердити сукупністю інших доказів.

Повідомити податковий орган

Особливе значення має пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ Податкового кодексу України. Якщо первинні документи були втрачені або їх неможливо вивезти з території бойових дій, платник податків може подати до контролюючого органу відповідне повідомлення. У ньому зазначаються обставини втрати документів, відповідні податкові періоди та загальний перелік документів, які були втрачені.

Судова практика

У постанові Верховного Суду від 30.07.2026 у справі №520/7998/24 суд звернув увагу на важливий момент: самого повідомлення про знищення документів недостатньо. Підприємство повинно підтвердити де саме зберігалися документи, які конкретно документи були знищені та причинний зв'язок між обстрілом і їх втратою. Суд також звернув увагу на необхідність оцінювати акт про пожежу, висновки експертів, документи ТПП, внутрішні акти підприємства, аудиторські документи та електронні копії у сукупності. Ця позиція є особливо важливою для бізнесу: чим детальніше підприємство зафіксує втрату документів, тим легше буде довести свою позицію в податковому або судовому спорі.

Окремо Верховний Суд у постанові від 27.02.2025 у справі №520/2941/24:зазначив, що знищення оригіналів документів внаслідок ракетного обстрілу означає втрату частини доказів, але саме по собі не позбавляє підприємство можливості захищати свої права іншими доказами.

Висновки

• Знищення документів через обстріл не означає, що підприємство втрачає можливість довести свої права. Необхідно оперативно зафіксувати факт втрати та відновити інформацію з інших джерел;
• Найкраща доказова база — це акт про втрату документів + документи ДСНС/поліції + перелік знищених документів + електронні копії + банківські, податкові та бухгалтерські дані + листування з контрагентами;
• У разі спору суд оцінюватиме всі докази в сукупності, тому важливо, щоб вони підтверджували не лише факт обстрілу, а й те, що саме внаслідок цього обстрілу були знищені конкретні документи.