Зміна прізвища працівниці: алгоритм дій бухгалтера (аудіоверсія)
У працівниці в травні 2026 року після одруження змінилося прізвище. Вона надала підтвердні документи в бухгалтерію 23 червня, коли вже був поданий Об’єднаний звіт за травень. Чи потрібно якось виправляти Об’єднаний звіт за травень 2026 року, якщо в ньому працівниця зі старим прізвищем?
Підстава для внесення змін в кадрові документи
В даному прикладі роботодавцеві перш за все потрібно отримати від працівниці підтвердні документи, які є підставою для внесення будь-яких змін: копія свідоцтва про шлюб, копія паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем. Ці документи працівниця подає разом із заявою про змінну прізвища. Роботодавець приймає заяву і реєструє її в журналі вхідної документації та проставляє на ній вхідний номер та дату реєстрації. Після чого керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства у зв’язку із зміною прізвища працівниці. З наказом працівницю ознайомлюють під підпис.
Внесення змін до кадрових та бухгалтерських документів
На підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства про зміну прізвища працівниці вносяться зміни до кадрових та бухгалтерських документів: особової картки, особової справи та трудової книжки. Якщо паперова трудова книжка зберігається у роботодавця – то він має внести зміни відповідно до пп. 2.13 Інструкції №58. Якщо трудова книжка зберігається у працівниці – роботодавець може внести зміни в документ на прохання робітниці. Якщо трудова книжка працівниці вже була відсканована та відомості про трудову діяльність працівниці передані до Реєстру застрахованих осіб через портал ПФУ, то окремо повідомляти Пенсійний фонд про зміну прізвища працівниці не потрібно.
Зміна прізвища в Об’єднаному звіті
Оскільки на момент подання звіту за травень у бухгалтера підприємства ще не було офіційних документів про зміну прізвища (вони надані лише 23 червня), дані у звіті були відображені на підставі тих документів, що були чинними на той момент. Це не вважається помилкою звітності. Головним ідентифікатором особи в Об’єднаній звітності (додатки Д1, 4ДФ) є реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Оскільки цей номер при зміні прізвища не змінюється, ідентифікація працівниці відбувається саме за ним. Дані в Реєстрі застрахованих осіб оновлюються на підставі останнього поданого звіту. У звіті за червень (який подаватиметься у липні) потрібно вказати нове прізвище цієї застрахованої особи.
Після прийняття червневого звіту дані в базі автоматично оновляться на актуальні. Коригувати попередні періоди для цього не потрібно. У Додатку Д1 за червень 2026 року потрібно вказати працівницю вже з новим прізвищем. У Додатку 4ДФ прізвище, ім’я і по-батькові не зазначаються (тільки податковий номер), тому жодних змін, пов'язаних із прізвищем, не буде. Щодо заповнення Додатку Д5: зміна прізвища не є підставою для подання додатка Д5. Його подають лише у разі прийняття, звільнення, переведення, відпусток у зв'язку з вагітністю чи доглядом за дитиною.
Отже, після подання Об’єднаного звіту за червень, дані в реєстрі застрахованих осіб оновляться автоматично. Жодних уточнюючих звітів за травень подавати не потрібно, штрафні санкції у цьому випадку не застосовуються.
Висновки
Роботодавець видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства у зв’язку зі зміною прізвища працівниці на підставі підтвердних документів: копія свідоцтва про шлюб, копія паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем та заявою працівниці.
На підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства про зміну прізвища працівниці вносяться зміни до кадрових та бухгалтерських документів: особової картки, особової справи та трудової книжки.
Після подання Об’єднаного звіту за червень, дані в реєстрі застрахованих осіб оновляться автоматично. Жодних уточнюючих звітів за травень подавати не потрібно, штрафні санкції у цьому випадку не застосовуються.