Зайво нарахована зарплата у 2026 році: алгоритм виправлення та ризики (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Можливість примусового повернення коштів залежить від характеру помилки: якщо це лічильна (арифметична) помилка — роботодавець видає наказ про утримання протягом 1 місяця з дня виплати; якщо помилка нелічильна (неправильне тлумачення правил) або минув місяць — стягнути кошти можна лише за добровільною заявою працівника або покласти матеріальну відповідальність на винного бухгалтера. У бухобліку нарахування коригують способом «червоне сторно».

Обґрунтування та покроковий алгоритм дій

1. Визначення правових підстав для повернення (утримання) коштів

Якщо помилка лічильна (арифметична, збій програми, подвійне нарахування)

Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП, відрахування із заробітної плати для покриття заборгованості за лічильними помилками провадяться за наказом (розпорядженням) роботодавця. Наказ має бути видано не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Згода працівника в цьому випадку не потрібна.
При цьому діє обмеження: сума відрахування не може перевищувати 20% заробітної плати, належної до виплати «на руки» після сплати податків (ст. 128 КЗпП).

Якщо помилка нелічильна (методологічна, невірне застосування норм закону) або минув 1 місяць

Примусово утримати зарплату не можна. Відповідно до ст. 1215 ЦКУ, заробітна плата не підлягає поверненню, якщо вона сплачена роботодавцем добровільно, за відсутності рахункової помилки та недобросовісності з боку працівника.
Працівник може повернути кошти виключно добровільно:

• подати заяву про утримання зайвої суми із майбутньої зарплати;
• внести кошти готівкою до каси (Дт 301 Кт 661) або на рахунок (Дт 311 Кт 661).

Якщо працівник відмовляється повертати, а термін пропущено

Роботодавець має право притягнути винного бухгалтера до обмеженої матеріальної відповідальності на підставі ст. 132 КЗпП — у межах прямої дійсної шкоди, але не більше його середнього місячного заробітку. Розпорядження про відрахування із зарплати бухгалтера видають не пізніше двох тижнів із дня виявлення заподіяної шкоди (ст. 136 КЗпП). Інший варіант — списати суму на інші операційні витрати (Дт 949 Кт 661).

2. Бухгалтерський облік (коригування в поточному році)

На підставі бухгалтерської довідки у місяці виявлення помилки здійснюють записи методом «червоне сторно» (від’ємні значення) на суму зайвого нарахування:

• Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 661 — сторнування зайво нарахованої зарплати (наприклад: −10 000 грн);
• Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 651 — сторнування зайво нарахованого ЄСВ (наприклад: −10 000 × 22% = −2 200 грн);
• Дт 661 — Кт 641/ПДФО — сторнування надміру утриманого ПДФО (наприклад: −10 000 × 18% = −1 800 грн);
• Дт 661 — Кт 642 — сторнування надміру утриманого військового збору (наприклад: −10 000 × 5% = −500 грн).

Працівник повертає виключно суму «на руки» (за вирахуванням ПДФО 18% та ВЗ 5%): Сума до повернення = 10 000 − 1 800 − 500 = 7 700 грн.

3. Відображення в Податковому розрахунку (об’єднаній звітності)

Додаток 4ДФ: Згідно з пп. 169.4.1 ПКУ, роботодавець має право проводити перерахунок доходів та утриманих податків за будь-який період. Якщо сторнування проводиться в межах одного звітного кварталу, показники згортаються у поточному місяці за ознакою доходу «101». Якщо помилку минулих кварталів виправляють коригуванням доходів, подається уточнюючий розрахунок (вилучення помилкового рядка з ознакою «1» та внесення правильного з ознакою «0»).

Додаток Д1: Якщо зайва зарплата сторнується в наступних періодах через невідпрацьований час чи збій, відкоригована сума відображається або шляхом перерахунку в поточному звіті, або через уточнюючий розрахунок із застосуванням коду типу нарахувань (КТН) «3» у графі 09 (зменшення бази нарахування ЄСВ за минулий період). Внаслідок сторнування виникає переплата за податками та ЄСВ, що зараховується в рахунок майбутніх платежів.