З якою періодичністю складати подорожній лист?

Форма

Типові форми первинного обліку роботи службових транспортних засобів — подорожні листи легкового авто, затверджені наказом Держкомстату від 17.02.98 р. №74, та вантажного авто, затверджені наказом Мінтрансу від 29.12.95 р. №488/346, скасовані.

Тому для підтвердження фактичних витрат пального при експлуатації транспортних засобів підприємства можуть самостійно затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ Основною вимогою є те, що вони мають містити всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.

Отже, підприємство може використовувати скасовану форму чи затвердити власну з урахуванням вимог законодавства.

Періодичність складання

Періодичність складання подорожнього листа законодавчо не встановлено. Тому підприємство самостійно обирає період (день, 10 днів, місяць, більше місяця). Зауважимо, що для цілей відображення в обліку придбання та списання пального термін звітування більше місяця не підходить. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тобто до кінця місяця необхідно відзвітувати за придбання та використання пального.

Ці строки «конфліктують» також і з правилами оподаткування ПДВ: якщо перевізник – платник ПДВ отримує податкові накладні на чеки щодо придбаного пального через мережу АЗС, то в його інтересах стежити за тим, щоб підзвітні особи зберігали та надавали до бухобліку всі чеки до закінчення поточного місяця. Втім, якщо податкової накладної на чеки не буде, то й права на ПК з ПДВ за такими чеками теж не буде. Більш детально про це ми писали тут.

Частота складання подорожніх листів також пов’язана з специфікою діяльності та інформаційними потребами користувачів. Адже для визначення собівартості наданої послуги дані необхідні щодо кожної поїздки. Тому подорожній лист може бути складний під кожну заявку. Це звичайно підвищить навантаження на працівників бухгалтерії, проте дозволить визначити реальну рентабельність поїздки.

Таким чином, періодичність складання подорожніх листів безпосередньо залежить від інформаційних потреб користувачів. Проте для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку це доцільно робити не рідше одного разу на місяць.

***

Додатково читайте наші публікації, які допоможуть документально оформити оприбуткування та списання пального:

• Подорожній лист: куди їдемо?
• Облік придбання пального: за готівку і безготівково
• Облік придбання паливних талонів і карток на підприємстві
• Купуємо талони на пальне: облік і оподаткування