Як відобразити в обліку перехід з 1С:УТП на BAS УТП?

Підприємство здійснило перехід із програмного забезпечення 1С УТП на BAS УТП. Стара версія 1С УТП після оновлення більше не використовується, але всі дані перенесені та відображаються в новій BAS УТП. Як правильно обліковувати витрати на такий апгрейд? Які документи/обґрунтування слід мати для підтвердження обраного підходу в обліку?

Ситуація, коли підприємство переходить з програмного продукту «1С:Управління торговим підприємством» (1С:УТП) на «BAS Управління торговим підприємством» (BAS УТП), є типовою для сучасних українських реалій. Розглянемо, як правильно відобразити цей процес у бухгалтерському обліку.

Модернізація чи новий актив?

Ключовим питанням є характер витрат - чи це поліпшення старого об’єкта (капіталізація), чи придбання нового?

Незважаючи на схожість функціоналу та перенесення даних, з юридичної та технічної точок зору 1С:УТП та BAS УТП — це різні програмні продукти, що базуються на різних платформах. Крім того, умови «пільгового переходу» (UpGrade) зазвичай передбачають, що право на використання старої програми 1С:УТП припиняється, а замість неї надається нова ліцензія на BAS.

Якщо стара програма стає недоступною для використання, підприємство припиняє отримувати від неї економічні, то її потрібно списати (п. 34 НП(С)БО 8). Тому в даному випадку ми маємо справу зі списанням одного НМА і введенням в експлуатацію іншого.

Етап 1. Списання 1С:УТП

У бухгалтерському обліку це відображається наступними записами (п. 30 додатка до Методрекомендацій №1327):

  • Дт 133 Кт 127 — списано суму накопиченої амортизації об’єкта 1С:УТП;
  • Дт 976 Кт 127 — списано залишкову вартість об’єкта (якщо вона є).

Етап 2. Визнання нового активу BAS УТП

Витрати на придбання ліцензії BAS та витрати на впровадження формують первісну вартість нового нематеріального активу (п.11 НП(С)БО 8).

Бухгалтерські проведення:

  • Дт 154 Кт 631 — відображено витрати на придбання ліцензії BAS УТП та послуги з перенесення даних/налаштування;
  • Дт 641/ПДВ Кт 631 — відображено податковий кредит (за наявності податкової накладної);
  • Дт 127 Кт 154 — введено новий актив BAS УТП в експлуатацію.

Документальне оформлення

Для підтвердження правомірності дій бухгалтеру необхідно підготувати такі документи:

  1. Наказ по підприємству про перехід на нове програмне забезпечення у зв’язку з припиненням підтримки попередньої версії розробником;
  2. Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності (п. 1.7 Методрекомендацій №1327). Форма НА-3 такого акта затверджена наказом Мінфіну від 22.11.2004 №732;
  3. Акт приймання-передачі програмного продукту (від постачальника);
  4. Акт введення в експлуатацію нематеріального активу (типова форма №НА-1).

Висновок: Оскільки при апгрейді ліцензія на 1С:УТП анулюється, такий перехід не може вважатися модернізацією. У бухгалтерському обліку слід списати стару програму 1С: УТП (як об'єкт, що перестав приносити вигоди) та визнати новий нематеріальний актив BAS:УТП за вартістю, що включає ціну апгрейду та витрати на впровадження.