Взаємозалік заборгованостей з працівником, які обліковуються на рахунках 661 та 3721
Чи можна провести взаємозалік заборгованостей між рахунками 372 та 662, якщо працівник має повернути надмірно виплачену зарплату, а підприємство має компенсувати витрати, понесені цим же працівником у відрядженні згідно з авансовим звітом?
Під припиненням зобов'язання розуміється припинення прав та обов'язків боржника та кредитора за відповідним зобов'язанням. Відповідно до ч. 1 ст. 601 ЦКУ зобов'язання припиняється зарахуванням зустрічних однорідних вимог, строк виконання яких настав, а також вимог, строк виконання яких не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги.
Проводити взаємозалік можна за заявою однієї зі сторін, складеної у довільній формі. Згідно з ЦКУ, вимоги повинні бути однорідними та зустрічними, тобто обидві сторони беруть участь в обох зобов'язаннях, які підлягають зарахуванню, при цьому боржник за одним зобов'язанням є кредитором за другим. Однорідність вимог характеризується тим, що кожне зобов'язання мусить мати як предмет майно, в тому числі кошти.
При цьому необхідно, щоб на момент зарахування зустрічних вимог настав строк виконання за обома зобов'язаннями. Цей строк визначається або в договорі, або за законом, або не встановлений чи визначений моментом пред'явлення вимоги.
Звертаємо увагу, що випадки, в яких не допускається зарахування зустрічних вимог, передбачені ст. 602 ЦКУ.
Також Інструкція №291 передбачає кореспонденцію між рахунками 661 та 3721.
Отже, робимо висновок, що роботодавець може провести взаємозалік зустрічних однорідних вимог з працівником, предметом яких є кошти.
Тож, якщо працівник має повернути зайво отриману суму зарплати, і одночасно роботодавець має компенсувати витрати такого працівника у відрядженні, то можна провести взаємозалік, оскільки утворилась однорідна заборгованість між роботодавцем і працівником. Провести взаємозалік можна в рівноцінній сумі: або в чистій сумі зарплати, зайво отриманої на руки, або в сумі компенсації. Сума, яка залишиться некомпенсованою, буде заборгованістю однієї із сторін.
Звичайно, така господарська операція має бути оформлена документально. Основним документом є акт про зарахування зустрічних однорідних вимог, з моменту підписання якого зобов'язання сторін припиняються. Складається акт у довільній формі з дотримання обов'язкових реквізитів визначених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.3 Положення № 88.
Звертаємо увагу, що на зайво виплачену суму зарплати були сплачені ПДФО, ВЗ та ЄСВ під час її виплати, тому після погашення цієї заборгованості у роботодавця може виникнути переплата з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, яку можна буде врегулювати під час наступних виплат зарплати.