Визнання кредиторської заборгованості без акта від постачальника

Чи можна відображати у бухгалтерському обліку кредиторську заборгованість за фактично отримані послуги, якщо на дату балансу акт приймання-передачі від постачальника ще не отримано? Як коректно застосувати принцип нарахування та якими документами підтвердити таку операцію для забезпечення достовірності звітності?

Так, фактично надані послуги можна і потрібно вважати кредиторською заборгованістю, навіть якщо паперовий акт від постачальника ще не отримано. В бухгалтерському обліку така заборгованість має бути відображена в тому періоді, коли послуги були фактично спожиті.

Обґрунтування

Принцип нарахування: Згідно зі ст. 4 Закону про бухоблік, одним із ключових принципів обліку є нарахування: доходи та витрати відображаються в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів. Це означає, що якщо послуга була надана у звітному місяці, підприємство зобов'язане визнати витрати та відповідне зобов'язання (кредиторську заборгованість) саме в цьому місяці.

Відображення без акта постачальника: Відсутність акта, підписаного постачальником, не є підставою для ігнорування операції в обліку. Якщо на момент завершення звітного періоду (дати балансу) первинний документ від постачальника не отримано, підприємство має скласти внутрішній первинний документ (наприклад, внутрішній акт або бухгалтерську довідку). Але цей варіант допустимий лише якщо це встановлено внутрішніми правилами документообігу.

  • Це дозволяє дотриматися вимог пп. 7 НП(С)БО 16, згідно з яким витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені, або у періоді їх фактичного понесення.
  • Після отримання оригіналу акта від постачальника, суми в обліку за потреби коригуються (якщо фактична вартість в акті відрізняється від оціночної у внутрішньому документі).

Юридичне виникнення зобов'язання: Згідно зі ст. 901 ЦКУ, за договором надання послуг виконавець зобов'язується надати послугу, а замовник — оплатити її. Юридичний факт надання послуги створює обов'язок оплати. Хоча акт є основним доказом виконання, сам факт споживання послуги (наприклад, оренда, охорона, зв'язок) вже формує заборгованість замовника перед виконавцем.

Податкові наслідки (ПДВ): На відміну від бухгалтерських витрат, право на податковий кредит з ПДВ виникає лише за наявності податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН (пп. 198.6 ПКУ). Таким чином:

  • У бухобліку: кредиторська заборгованість та витрати визнаються за фактом надання послуги (навіть без акта постачальника, через внутрішній документ);
  • У податковому обліку з ПДВ: податковий кредит не визнається до моменту реєстрації ПН постачальником.

Висновок: Якщо послуги фактично надані, ви повинні відобразити кредиторську заборгованість у звітному періоді їх надання, використовуючи внутрішній первинний документ, щоб не спотворити фінансову звітність.