Відрядження та звіт про використання коштів в різних періодах: що з витратами?

Розберемося з періодом визнання витрат. Відповідно до п.7 НП(С)БО 16, витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. За принципом нарахування доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів (ст. 4 Закону про бухоблік).

Зауважимо, що об’єктом оподаткування податком на прибуток підприємства є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (пп.134.1.ПКУ).

Проте, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (п. 2.1 Положення № 88).

Що ж робити, якщо, наприклад, підзвітна особа придбала ТМЦ і вже надала їх для використання, чи завершила відрядження, витратила кошти, а строк подання звіту ще не настав? Адже не відобразивши такі витрати на придбання ТМЦ або на відрядження у грудні 2023, то в наступному 2024 році доведеться уточнювати фінансову звітність та декларацію з податку на прибуток. Якщо ж відобразити такі витрати у 2023 році, то як зафіксувати їх суму?

Мінфін пропонує скласти бухгалтерську довідку або інший внутрішній первинний документ (акт), що може бути підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа (лист Мінфіну №41010-07-5/7607).

Проте є одне «але». На яку ж дату формується податковий кредит на підставі податкових накладних та документів, які дають право на формування податкового кредиту без отримання податкової накладної, що додаються працівником до звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт? Податківці відповіли просто – на дату подання звіту про використання коштів (ЗІР).

Виходить, що відповідно положень НП(С)БО ми витрати включаємо в періоді виникнення витрат, а кредит визнаємо на дату подання звіту про використання коштів.

Тут ми думаємо, що податківці мали на увазі саме кредит сформований на основі чеків, а податкові накладні зареєстровані в строк мають бути включені в період складання.

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, суми виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого терміну, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У всіх інших випадках ПКУ не вимагає подання авансового звіту, тому порядок звітування про понесені витрати встановлюється обліковоюполітикою підприємства.

І тут постає питання: якщо у підзвітної особинемає перевитрат і вона не подавати подавати звіт, то як підприємству визнати витрати, здійснені такою підзвітною особою?

На нашу думку, для забезпечення вимог НП(С)БО 16 та Закону про бухоблік витрати на відрядження чи на придбання ТМЦ ми маємо визнати в періоді їх виникнення, а не в періоді подання звіту підзвітною особою. При цьому необхідно буде врахувати вимоги ДПС щодо періоду визнання податкового кредиту з ПДВ – на дату затвердження авансового звіту керівником. Перевитрата коштів за її наявності маєбути вже врахована та оподаткована на дату затвердження авансового звіту, оскільки саме на цю дату формується перевитрата.

Звертаємо увагу, що відповідно до ст. 17 Закону про РРО у разі встановлення в ході перевірки факту: проведення розрахункових операцій з використанням реєстраторів розрахункових операцій, програмних реєстраторів розрахункових операцій або розрахункових книжок на неповну суму вартості проданих товарів (наданих послуг); непроведення розрахункових операцій через реєстратори розрахункових операцій та/або програмні реєстратори розрахункових операцій з фіскальним режимом роботи; невидача (в паперовому вигляді та/або електронній формі) відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, або проведення її без використання розрахункової книжки на окремому господарському об’єкті такого суб’єкта господарювання:

• 100 відсотків вартості проданих з порушеннями, встановленими цим пунктом, товарів (робіт, послуг) - за порушення, вчинене вперше;
• 150 відсотків вартості проданих з порушеннями, встановленими цим пунктом, товарів (робіт, послуг) - за кожне наступне вчинене порушення.

Висновки:

1. Видача квитків за вільною формою, без нанесення на квитки серії та номер вимагає застосування РРО/ПРРО при прийманні готівки в оплату транспортних послуг;

2. Оприбуткування готівки в касі повинно здійснюватися на підставі Z-звіту РРО/ПРРО;

3. Водії повинні надавати підтверджуючі первинні документи про оплату витрат на пальне, ремонти та інші супутні витрати.