Відомості про трудову діяльність у ПФУ у 2026 році: заповнення поля «Текст запису» (аудіоверсія)

Як правильно заповнити поле «Текст запису» у розділі оперативного подання відомостей про трудову діяльність на порталі ПФУ: чи слід дослівно переносити формулювання з наказу про прийняття, переведення або звільнення, та чи впливає такий електронний запис на відомості електронної і паперової трудової книжки працівника?

Коротка відповідь

У полі «Текст запису» при оперативному поданні відомостей до Пенсійного фонду України (ПФУ) слід зазначати стисле формулювання з наказу (розпорядження) про відповідну кадрову подію. Цей запис відображається в електронному реєстрі, але не вносить автоматичних змін до паперової трудової книжки.

Що саме писати у полі «Текст запису»?

Згідно з роз’ясненнями фахівців ПФУ та практикою електронного документообігу:

1. Зміст

Ви маєте навести лаконічне формулювання, що відповідає тексту вашого внутрішнього наказу.

  • Приклад для прийняття: «Прийнято на посаду адміністратора» або «Прийнято за строковим трудовим договором»;
  • Приклад для переведення: «Переведено на посаду головного бухгалтера».

2. Особливість для звільнення

Якщо у полі «Атрибут події» обрано «Звільнено», зазвичай з’являється додаткове поле «Причина звільнення», де вказується стаття КЗпП. У самому ж «Тексті запису» можна продублювати основну інформацію.

3. Відповідність

Дані мають точно відповідати первинному документу (наказу), оскільки саме він є підставою для запису.

Чи впливає цей запис на дані в паперовій трудовій книжці?

Ні, автоматично не впливає.

  • Паперова трудова книжка заповнюється роботодавцем вручну з дотриманням вимог Інструкції №58;
  • Електронна трудова книжка створюється під час оцифрування (подання усіх відсканованих сторінок паперової трудової книжки) і саме цей процес офіційно дублює та замінює паперову версію. З 10 червня 2021 року саме електронна форма є основною для обліку трудової діяльності згідно зі ст. 48 КЗпП.

Важливі нюанси

  • Хоча запис на порталі не «пише» у паперову книжку, дані в обох джерелах мають бути ідентичними, оскільки вони базуються на одному і тому самому наказі;
  • На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний паралельно з електронним обліком внести відповідний запис і в паперову трудову книжку, навіть якщо вона зберігається у працівника вдома (ст. 48 КЗпП);
  • Оперативне подання відомостей (через розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)») найчастіше використовується для актуалізації даних у системі «Оберіг» (для бронювання працівників), як це передбачено Постановою КМУ №650.