Відображення зміни статусу головного бухгалтера у трудовій книжці та Додатку 5 (аудіоверсія)

Правомірність формулювання «виконуючий обов'язки»

Призначення працівника «виконуючим обов'язки» на вакантну посаду є поширеною, але юридично некоректною практикою. Чинне законодавство України про працю не містить такого поняття, як «виконуючий обов'язки» для вакантних посад.

Відповідно до роз'яснень Міністерства економіки України та чинних положень колишнього Держкомпраці СРСР (Роз'яснення №30/39 від 29.12.1965 р., роз’яснень контролюючих органів зокрема, Порядку, затвердженого постановою Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 №1145, які продовжують діяти в частині, що не суперечить законодавству України), призначення працівника виконуючим обов'язки за вакантною посадою не допускається. Тимчасове виконання обов'язків можливе лише у разі заміщення тимчасово відсутнього працівника (через хворобу, відпустку тощо), коли за ним зберігається місце роботи.

Оскільки посада головного бухгалтера була вакантною, а працівнику встановили повний оклад за цією посадою та надали повні права підпису, з правової точки зору відбулося повноцінне переведення на іншу постійну роботу (ст. 32 КЗпП). Керівництво мало одразу видавати наказ про призначення на посаду головного бухгалтера, можливо, зі встановленням випробувального строку (ст. 26 КЗпП), якщо в цьому була потреба. Зазначення у наказі формулювання «виконуючий обов'язки» на вакантну посаду є порушенням трудового законодавства.

Заповнення трудової книжки: яка інформація вноситься

Згідно з Інструкцією №58, до трудової книжки вносяться записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення. Записи про «тимчасове виконання обов'язків» або «виконуючого обов'язки» до трудової книжки не вносяться.

Оскільки посада була вакантною, і працівник фактично приступив до виконання обов'язків на постійній основі, у трудову книжку необхідно внести один запис про переведення.

Як правильно зробити запис

У графі 3 пишеться: «Переведений на посаду головного бухгалтера». Посада має чітко відповідати Національному класифікатору професій ДК 003:2010 (код 1231 «Головний бухгалтер»). Жодних «виконуючих обов'язки» писати не можна.

Який наказ зазначати у графі 4

У цій графі слід вказати перший наказ (відповідно до якого працівник отримав оклад, право підпису та фактично обійняв посаду). Другий наказ (виданий через два місяці про «призначення на постійну роботу») з точки зору кадрового діловодства є дублюючим та помилковим, оскільки не можна вдруге призначити людину на посаду, яку вона вже фактично обіймає та отримує за нею заробітну плату.

Відповідність даних трудової книжки та Додатка 5

Записи у трудовій книжці повинні абсолютно точно відповідати інформації, зазначеній в єдиній звітності, зокрема у Додатку 5 (Д5).

Додаток 5 єдиної звітності є електронною формою фіксації трудової діяльності працівника, дані з якої автоматично потрапляють до Реєстру застрахованих осіб ПФУ. Електронна база ПФУ зараз виконує функцію електронної трудової книжки.

У даній ситуації відображення даних у Додатку 5 було виконано правильно:

• У місяці переведення (за першим наказом) було сформовано рядок із відображенням переміщення з посади бухгалтера на посаду головного бухгалтера (професійна назва роботи — «Головний бухгалтер», код КП 1231);
• Через два місяці (після другого наказу) Додаток 5 не заповнювався, і це правильно. Якби бухгалтер подав Додаток 5 вдруге, це призвело б до задвоєння кадрових подій у базі ПФУ або до системної помилки, оскільки програма не дозволить перевести працівника на ту саму посаду, на якій він уже перебуває.

Отже, оскільки в Додатку 5 зафіксовано дату переведення на посаду головного бухгалтера за першим наказом, паперова трудова книжка має містити ідентичну дату та посилання на той самий (перший) наказ керівника.

Висновки

Формулювання «виконуючий обов'язки» на вакантну посаду є неправомірним. Керівництво мало одразу оформлювати переведення на посаду головного бухгалтера.

У трудову книжку вноситься лише один запис про переведення на посаду головного бухгалтера на підставі першого наказу (згідно з яким встановлено оклад та надано право підпису). Другий наказ у трудовій книжці відображати не потрібно.

Записи у трудовій книжці та Додатку 5 повинні повністю збігатися. Оскільки в Додатку 5 бухгалтер вже показав переведення за першим наказом, запис у паперовій трудовій книжці має дублювати ці дані (ту саму дату та номер першого наказу), забезпечуючи повну відповідність між паперовим та електронним обліком.