Відображення донарахування зарплати за минулі періоди в єдиній звітності
Підприємство в лютому 2026 року виявило недонарахування заробітної плати працівнику за період з липня 2025 року по січень 2026 року на загальну суму 12 671,00 грн. Яким чином необхідно відобразити це донарахування в Додатках 1 та 4ДФ єдиної звітності та за який звітний період?
Згідно із загальними правилами оподаткування та звітності, донарахування заробітної плати за минулі періоди, яке здійснюється у зв'язку з виправленням помилок, включається до фонду оплати праці того місяця, в якому воно фактично було нараховано в бухгалтерському обліку.
Відображення у додатку 4ДФ
Відповідно до пп. 163.1 ПКУ, об’єктом оподаткування є загальний місячний оподатковуваний дохід. Суми донарахувань за минулі періоди включаються до загального оподатковуваного доходу того місяця, в якому вони нараховані.
У додатку 4ДФ за лютий 2026 року сума 12 671,00 грн додається до поточної заробітної плати працівника за лютий. Весь дохід відображається одним рядком із ознакою доходу «101».
Оскільки нарахування відбувається у лютому 2026 року, застосовуються чинні на цей момент ставки: ПДФО — 18%, військовий збір — 5% (згідно з нормами, що діють з 1 грудня 2024 року).
Відображення у додатку Д1
Для застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах, суми донарахованої заробітної плати включаються до бази нарахування ЄСВ того місяця, в якому відбулося таке нарахування (ст. 7 Закону про ЄСВ).
У додатку Д1 за лютий 2026 року сума донарахування (12 671,00 грн) сумується з поточною зарплатою за лютий. Розподіл за місяцями (липень 2025 – січень 2026) у звітності Д1 для працюючого співробітника зазвичай не проводиться, якщо це не стосується виплат за час вимушеного прогулу або відпускних/лікарняних.
Виняток: Якщо донарахування стосується вже звільненого працівника, застосовується правило розподілу суми на кількість місяців, за які вона нарахована, згідно з ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ.
Висновок: Донараховану суму заробітної плати (12 671,00 грн) слід відобразити у складі Об’єднаної звітності за лютий 2026 року. Подавати уточнюючі розрахунки за минулі періоди (2025 рік) у цьому випадку не потрібно.