Строки повернення та звітування за авансом на відрядження

Аванс на відрядження надано на картку працівника

Перерахунок авансу на карту працівника за декілька відряджень чи одразу за наступне після закінчення попереднього не заборонено законодавством. Правило, яке передбачає не видавати кошти на наступне відрядження без звітування за попереднє при видачі коштів на картку, передбачене пп. 20 Інструкції №59, яка діє тільки для державних органів, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, і спрямована виключно на економію бюджетних коштів.

На приватні підприємства Інструкція №59 не поширюється, тому вони можуть видавати кошти на відрядження без цього обмеження. Але таке обмеження підприємство може самостійно встановити внутрішнім Положенням про службові відрядження – саме з метою уникнення зловживань.

Своєю чергою, пп. 170.9.3 ПКУ визначено, що документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Тобто незалежно від того, в якому програмному продукті звітує працівник, відзвітувати за відрядження за коштами, отриманими на платіжну картку, потрібно не пізніше, ніж до кінця місяця наступного, в якому завершилося таке відрядження і, відповідно, повернути надміру витрачені кошти (пп. 170.9.4 ПКУ).

Звичайно, якщо Положенням про відрядження встановлені інші строки, то орієнтуємося на них. Хоча строки звітування це суто рішення підприємства – головне, щоб вони були в межах терміну, визначеного ПКУ. На нашу думку, краще застосовувати менші строки, ніж зазначені в ПКУ, щоб не було перехідних операцій. Наприклад, працівник придбав матеріали, які були одразу списані в поточному місяці, а звіт про таке придбання він надав вже у наступному місяці. Тоді в бухобліку доведеться прибуткувати і списувати ці матеріали пізніше, ніж вони були фактично витрачені.

Строки повернення коштів за результатом звітування залежать від ситуації.

Якщо авансу не вистачило і підприємство саме має виплатити кошти працівнику, то нормами ПКУ та Положенням №148 це питання не регулюється, саме тому, що за працівником немає боргу щодо повернення підзвітних коштів.

У цьому випадку орієнтуємося на загальні норми ЦКУ щодо зобов’язань, зокрема, строки виконання зобов’язання і строки позивної давності.

Відповідно до ст. 526 ЦКУ зобов'язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог - відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться.

Відповідно до ст. 530 ЦКУ, якщо у зобов'язанні встановлений строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню у цей строк (термін). Якщо строк (термін) виконання боржником обов'язку не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов'язок у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не випливає із договору або актів цивільного законодавства. Це загальні норми ЦКУ, а підприємство може встановити такі строки у Положенні про відрядження. Якщо строки не встановлені, то повернути борг працівнику потрібно протягом 7 днів від дня, коли працівник пред’явив вимогу про таке повернення.

Податківці це підтверджують, відповідаючи на питання в БЗ ЗІР (109.14): «Чи передбачені терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?»

Якщо у працівника залишилися невикористані кошти і він має повернути їх підприємству, то тут вже є невизначеність. ПКУ для такої ситуації немає рішення. Самі ж податківці наголошують, що нормами законодавства не передбачено окремих строків для повернення суми коштів/електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, у випадку, якщо відряджений працівник не використав частину суми такого авансу.

Проте вони згадують п. 11 розд. II Інструкції №59 для бюджетних підприємств і встановлюють строк як і для готівкових коштів, зокрема, кошти потрібно повернути до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи – ЗІР (109.14): "В який термін працівник має повернути невикористану суму коштів/електронних грошей, виданих на відрядження?".

Звертаємо увагу, що це правило стосується тільки державних установ та бюджетних підприємств, і воно також спрямоване на збереження бюджетних коштів.

Для решти підприємств це правило не діє і, відповідно, притягти їх до відповідальності за порушення цього строку не можна. Натомість діє правило оподаткування неповернених коштів, якщо вони не будуть повернені протягом строку, передбаченого пп. 170.9.3 ПКУ, тобто повернути залишок авансу до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. Якщо цей строк буде прострочено, з працівника потрібно буде утримати ПДФО та ВЗ незалежно від того, чи повернув він кошти, чи ні.

Готівка на відрядження

Порядок видачі готівки на відрядження та подальше звітування регулюється п. 19 Положення №148.

Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Якщо працівник отримав готівку на відрядження і не відзвітував, то отримати аванс на наступне відрядження він не може, на відміну від ситуації з платіжною карткою.

Надати звіт про використання готівкових коштів слід у ті ж строки, що передбачені і для безготівкових, і які ми розглянули вище.

Кошти не повернули вчасно

Якщо кошти не повернено чи повернено невчасно, то підприємство має нарахувати на суму неповернених коштів ПДФО за ставкою 18% та утримати суму податку за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, податок утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

І в першому, і в другому випадку застосовується натуральний коефіцієнт – див. ЗІР (103.07): «Яким чином податковий агент повинен нарахувати та утримати податок на доходи фізичних осіб з доходу у вигляді надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих фізичною особою на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені строки?»

Також потрібно буде утримати військовий збір за ставкою, чинною на дату утримання.

Отже:

1. Повернення та звітування за невикористані/надміру використані кошти, отримані під звіт на відрядження, як готівкою, так і на платіжну картку працівник здійснює відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено відрядження;

2. Якщо кошти видано готівкою, то доки за них не відзвітовано, то отримати аванс на друге відрядження працівник не може. А от на карту (корпоративну чи особисту) отримати аванс на наступне відрядження без звітування законодавчо не заборонено;

3. Неповернені, невчасно повернені кошти оподатковуються ПДФО із застосуванням «натурального» коефіцієнта та ВЗ.

***

Читайте також:

• Документальне оформлення відряджень: пам’ятка від редакції
• Використання авто під час відрядження: як оформити?