Строки подання авансового звіту директором у 2026 році за матеріали, придбані за власний кошт (аудіоверсія)

Коротка відповідь

При придбанні товарів/матеріалів за власні кошти обов'язок складати авансовий звіт за пп. 170.9.4 законом не встановлено, оскільки кошти під звіт не видавалися.

Якщо підтвердні документи подаються для відшкодування витрат за загальновстановленою процедурою, то за правилами пп. 170.9.3 ПКУ їх слід надати до 30 червня 2026 року (до кінця місяця, наступного за місяцем виконання дії). У разі затримки або подання документів із порушенням цього строку фінансові санкції та штрафи не застосовуються.

Обґрунтування

1. Обов'язковість подання авансового звіту

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, обов'язково складається та подається платником податку лише у двох випадках:

• за наявності оподатковуваного доходу (для розрахунку ПДФО у разі неповернення авансу);
• у разі використання готівки понад суму неоподатковуваних добових витрат.

Якщо директор витратив власні кошти і аванс підприємством попередньо не видавався, обов'язок складання авансового звіту за вимогами Податкового кодексу України відсутній. Водночас подання звіту або заяви у довільній формі може передбачатися внутрішнім положенням підприємства для проведення бухгалтерського обліку та виплати компенсації.

1. Строк подання підтвердних документів

Якщо підприємство засто-совує загальні строки для документування цивільно-правових дій в інтересах роботодавця (пп. 170.9.3 ПКУ):

• Оригінали первинних та розрахункових документів надаються до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено таку дію. Для матеріалів, придбаних 19 травня 2026 року, граничний строк подання документів — 30 червня 2026 року;
• Якщо директор розраховувався особистою платіжною карткою, а списання коштів банком відбулося у червні (пізніше місяця придбання), цей строк продовжується ще на один календарний місяць — до 31 липня 2026 року.

Відсутність відповідальності та штрафів

Оскільки директор не отримував підзвітних коштів від підприємства, у нього не виникає за-боргованості або надміру витрачених коштів, що підлягали б оподаткуванню згідно з п. 164.2.11 ПКУ. У разі подання документів з відхиленням від зазначених строків жодні фінансові або податкові санкції ні до директора, ні до підприємства не застосовуються.

2. Правова основа для відшкодування

Питання правомірності використання власних коштів працівником та їх подальшого відшкодування підприємством регулюються ст. 1159, 1160 ЦКУ. Виплата компенсації здійснюється на підставі наданих директором оригіналів первинних документів (видаткової накладної, касового/товарного чека, квитанції тощо), які підтверджують факт отримання та оплати матеріалів.