Сторнування фіктивних накладних та облік крадіжки у 2026 році: алгоритм дій (аудіоверсія)

Працівник ТОВ викрав товар, оформивши та згодом скасувавши в системі фіктивні видаткові накладні на реальних клієнтів, що створило нереальну дебіторську заборгованість. Працівник звільнений, визнав вину і готовий відшкодувати шкоду. Як документально оформити сторнування з клієнтами, списати товар, відобразити борг працівника та чи можна робити сторно до завершення службового розслідування і підписання всіх актів звірки?

Документальне оформлення сторнування з клієнтами

Оскільки фактичного відвантаження товару клієнтам не було, створені видаткові накладні є фіктивними і не підтверджують здійснення господарської операції (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Для сторнування нереальної дебіторської заборгованості можна скласти:

  • Бухгалтерську довідку: У ній слід детально описати суть ситуації (безпідставне формування накладних внаслідок шахрайських дій) та навести розрахунок сторнованих сум.
  • Акти звірки взаєморозрахунків із клієнтами: Вони підтверджують сальдо розрахунків та факт неотримання товару.
  • Угоду про анулювання/відхилення електронних документів (якщо накладні встигли надіслати клієнтам через системи ЕДО, наприклад, «Вчасно» чи «M.E.Doc»).

Списання викраденого товару

Відповідно до п. 7 розд. І Положення №879, у разі встановлення фактів крадіжок проведення інвентаризації є обов'язковим на день встановлення таких фактів.

Інвентаризаційні документи для списання викраденого товару:

  • Наказ керівника про проведення позапланової інвентаризації;
  • Інвентаризаційний опис запасів та Звіряльна відомість;
  • Протокол інвентаризаційної комісії із зазначенням причин нестачі та винної особи;
  • Наказ керівника про затвердження результатів інвентаризації та списання нестачі.

При списанні викраденого товару необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (якщо товар купувався з ПДВ), склавши зведену податкову накладну з типом причини «13».

Відображення збитків та заборгованості звільненого працівника

Оскільки працівник уже звільнений, норми КЗпП щодо утримань із заробітної плати не застосовуються. Відносини переходять у цивільно-правову площину.

Документальне оформлення

Може укладатися цивільно-правовий Договір про добровільне відшкодування майнової шкоди (бажано нотаріально посвідчений для мінімізації ризиків несплати), до якого додається власноручна заява колишнього працівника з визнанням вини та графіком платежів.

Бухгалтерські проводки

  • Списання собівартості викраденого товару: Дт 947 — Кт 281;
  • Нарахування компенсуючого ПДВ: Дт 947 — Кт 641/ПДВ;
  • Відображення суми нестачі на позабалансі: Дт 072.
  • Визнання заборгованості винної особи (на дату підписання договору про відшкодування): Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів»;
  • Списання з позабалансу: Кт 072;
  • Отримання коштів від колишнього працівника: Дт 311 — Кт 375.

Варто зазначити, що сума отриманого відшкодування збитків не є об'єктом оподаткування ПДВ згідно з абз. 6 п. 188.1 ПКУ.

Чи можна робити сторно до закінчення службового розслідування?

Ви маєте право (і навіть зобов'язані) провести сторнування до закінчення службового розслідування. Згідно з НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», помилки виправляються в тому звітному періоді, в якому вони виявлені. Фіктивні накладні спотворюють фінансову звітність та завищують ваші доходи. Чекати фінального Акту службового розслідування для виправлення розрахунків з клієнтами не потрібно, оскільки факт відсутності відвантаження вже є доведеним.

Сторно на підставі проміжних документів (без усіх актів звірки)

Проведення сторно на підставі Бухгалтерської довідки, до якої додано Протокол інвентаризаційної комісії та Проміжний протокол комісії службового розслідування, є абсолютно правомірним.

Відсутність підписаних актів звірки з усіма клієнтами на момент сторнування не є перешкодою. Головною підставою для сторно є внутрішнє підтвердження підприємства (через інвентаризацію та зізнання працівника), що господарська операція не відбулася. Акти звірки в цьому випадку виконують функцію додаткового контролю, а не єдиного первинного документа для сторнування.

Висновки

Сторнуйте фіктивні накладні негайно у поточному періоді на підставі бухгалтерської довідки, інвентаризаційних документів та проміжного акту розслідування, не чекаючи підписання всіх актів звірки з клієнтами;

Спишіть викрадений товар виключно за результатами обов'язкової інвентаризації (наказ, опис, протокол) з обов'язковим нарахуванням компенсуючого ПДВ за пп. 198.5 ПКУ, якщо товар придбавався з ПДВ;

Оформіть із колишнім працівником цивільно-правовий договір про відшкодування шкоди та відобразіть його заборгованість проводкою Дт 375 — Кт 716 (сума відшкодування ПДВ не оподатковується).