Списання ПММ за фактом у 2026 році: де знайти норми в Методрекомендаціях?

У яких саме Методичних рекомендаціях та на підставі яких норм можна обґрунтувати право підприємства списувати пально-мастильні матеріали за фактичними витратами, а не лише за нормативами, з урахуванням чинних підходів у 2026 році?

Коротка відповідь

Списання пально-мастильних матеріалів (ПММ) здійснюється на підставі фактичних даних про їх використання, зафіксованих у первинних документах, але з обов’язковим порівнянням із затвердженими нормами витрат.

Обґрунтування

Право та порядок списання ПММ «по факту» регулюються декількома рівнями нормативних документів:

1. Загальні правила обліку запасів

Згідно з Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 10.01.2007 №2, вибуття запасів (у тому числі палива) для використання у господарській діяльності оформлюється на підставі первинних документів. Хоча ці рекомендації не містять прямої фрази «списання по факту», вони встановлюють принцип відображення в обліку реальних господарських операцій на підставі документів, що підтверджують їх здійснення.

2. Спеціальні рекомендації щодо нормування палива

Після скасування Наказу Мінтрансу №43 (з 02.11.2023), основним орієнтиром стали Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, затверджені науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» 17.11.2023.

  • Ці рекомендації передбачають, що підприємство фіксує фактичне споживання пального на основі показників приладів обліку (спідометра, мотогодин) та даних про заправку;
  • Водночас фактичні витрати мають порівнюватися з нормативними для контролю за раціональним використанням ресурсів.

3. Первинні документи як доказ «факту»

Відповідно до ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

  • Для підтвердження фактичного використання пального підприємство самостійно розробляє та затверджує форми документів (наприклад, подорожній лист, рапорт про роботу техніки або акт списання);
  • У цих документах обов’язково зазначаються фактичні показники: залишок у баку на початок, кількість заправленого пального та залишок на кінець періоду. Формула фактичної витрати: Залишок на початок + Заправлено - Залишок на кінець.

4. Порядок дій при перевищенні норм

Якщо фактичні витрати перевищують встановлені норми, підприємство має проаналізувати причини. Згідно з роз’ясненнями, що базуються на практиці застосування Методрекомендацій №2:

  • Якщо перевитрата обґрунтована (наприклад, складні погодні умови), вона може бути списана на витрати за рішенням керівника;
  • Якщо перевитрата не обґрунтована, вона може розцінюватися як нестача або додаткове благо водія, що потребує нарахування податків (ПДФО, військовий збір) та ПДВ згідно з пп. 198.5 ПКУ.

Висновок

Ви списуєте пальне саме за фактичними даними первинних документів (подорожніх листів тощо), але для цілей податкового обліку та контролю ці дані повинні бути співвіднесені з нормами, затвердженими внутрішнім наказом по підприємству.