Списання пального для навантажувача у 2026 році: необхідні первинні документи

Підприємству потрібно списати пальне, використане навантажувачем. Який первинний документ доцільно застосувати для фіксації фактичного використання пального (наприклад, рапорт роботи механізму або журнал обліку годин роботи), щоб обґрунтовано оформити акт списання та підтвердити господарську спрямованість витрат у 2026 році ?

Коротка відповідь

Для списання пального на автонавантажувач вам необхідно використовувати два типи документів: первинний документ для обліку роботи (наприклад, Рапорт про роботу механізму або Подорожній лист) та узагальнюючий Акт списання пального.

Обґрунтування

Оскільки типові форми подорожніх листів та рапортів для спецтехніки (зокрема, форми №ЕБМ-3) скасовані, підприємство має самостійно розробити та затвердити форму документа для внутрішнього обліку.

1. Первинний документ для обліку роботи

Цей документ фіксує фактичне використання техніки протягом зміни або дня. За основу можна взяти скасовану форму «Рапорт про роботу будівельної машини (механізму)» (№ЕБМ-3).

Обов’язкові реквізити (згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік)

  • Назва документа, дата, назва підприємства;
  • Марка та державний (або інвентарний) номер навантажувача;
  • Показники лічильника мотогодин на початок і кінець зміни (для навантажувачів облік ведеться в мотогодинах, а не в кілометрах);
  • Рух пального: залишок у баку на початок, кількість заправленого пального, залишок на кінець зміни;
  • Фактично витрачене пальне та витрата за нормою;
  • Підписи водія (оператора) та відповідальної особи (механіка/виконроба).

2. Акт на списання пального

Це узагальнюючий документ, який складається зазвичай раз на місяць на підставі даних усіх рапортів або подорожніх листів. Саме цей акт є підставою для бухгалтерського проведення (Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203).

В акті зазначається:

  • Період, за який проводиться списання;
  • Дані про техніку та фактичний обсяг використаного пального;
  • Розрахунок витрат згідно із затвердженими на підприємстві нормами;
  • Висновок комісії щодо списання (в межах норм або підтвердження причин перевитрати).

3. Важливий нюанс щодо норм

Наказ Мінтрансу №43, який раніше регулював норми витрат, втратив чинність 02.11.2023 року. Тепер підприємство повинно:

  • Або використовувати Методичні рекомендації ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт»;
  • Або затвердити власні норми внутрішнім наказом на підставі технічної документації виробника або результатів контрольних замірів, проведених спеціальною комісією підприємства.

Рекомендації

  1. Затвердьте наказ про облікову політику або окремий наказ про документообіг, яким введіть у дію розроблену вами форму Рапорту/Подорожнього листа;
  2. Фіксуйте саме мотогодини, оскільки для навантажувачів це основна одиниця виміру роботи, що дозволяє обґрунтувати витрати пального перед податковою;
  3. Уникайте списання лише за Актом без щоденних/щозмінних документів про роботу — це створює ризик визнання витрат негосподарськими, що призведе до нарахування ПДФО та військового збору (5% з 2025 року) як додаткового блага працівника.