Ризики закордонного відрядження автомобілем з друзями у 2026 році: наказ та компенсація авіаперельоту (аудіоверсія)

Компанія відряджає працівника за кордон за наявності запрошення. Працівник планує доїхати автомобілем з друзями з Києва до європейського міста, а звідти здійснити авіапереліт до місця відрядження. Чи є ризики для компанії через відсутність компенсації палива, як правильно відобразити поїздку автомобілем у наказі та чи можна компенсувати вартість авіаквитка, якщо місто вильоту не відповідає маршруту відрядження?

Коротка відповідь

Відсутність компенсації за пальне не несе ризиків для компанії. Вартість авіаквитка можна компенсувати без податкових наслідків, але для цього проміжне місто вильоту обов’язково потрібно включити до маршруту в наказі про відрядження із зазначенням комбінованого способу пересування.

Обґрунтування та практичні рекомендації

1. Відсутність витрат на пальне: чи є ризик?

Ризику немає. Відповідно до ст. 121 КЗпП та пп. 170.9.1 ПКУ, роботодавець зобов’язаний відшкодовувати лише фактично понесені та документально підтверджені витрати на проїзд. Якщо працівник їде як пасажир в авто друзів і не несе підтверджених витрат на пальне/квитки на цій ділянці, підприємство такі витрати просто не нараховує й не відшкодовує. Це не є порушенням трудового законодавства і не створює об'єкта оподаткування.

2. Як правильно скласти наказ про відрядження

Щоб у контролюючих органів не виникало питань щодо розриву маршруту або початку авіаперельоту з іншої країни, увесь комбінований маршрут слід детально прописати безпосередньо в наказі про відрядження.

Приклад формулювання у наказі:

«1. Відрядити [Посада, ПІБ] до м. [Місто призначення, Країна] строком на [кількість] днів з [дата] по [дата] з метою [мета згідно із запрошенням]. 2. Затвердити маршрут прямування: — м. Київ — м. [Європейське місто транзиту] — автомобільним транспортом (як пасажир, без відшкодування витрат на пально-мастильні матеріали та оренду авто); — м. [Європейське місто транзиту] — м. [Місто призначення] — авіаційним транспортом; — [зворотний маршрут аналогічно]. 3. Бухгалтерії здійснити відшкодування фактичних витрат на авіапереліт, проживання та виплатити добові відповідно до наданих підтвердних документів та норм законодавства».

3. Компенсація вартості авіаквитка з транзитного міста

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, сума відшкодованих працівникові витрат на проїзд до місця відрядження і назад не включається до його оподатковуваного доходу (звільняється від ПДФО та військового збору), якщо ці витрати:

  1. Пов'язані з основною/господарською діяльністю підприємства (підтверджується запрошенням приймаючої сторони, наказом і звітом про поїздку);
  2. Передбачені затвердженим маршрутом у наказі керівника;
  3. Підтверджені первинними документами.

Для безпечної компенсації авіаквитка працівник повинен надати:

  • Електронний авіаквиток (маршрут-квитанцію), де зазначено прізвище працівника, маршрут, дату й вартість;
  • Посадковий талон (роздрукований або електронний);
  • Розрахунковий документ/виписку з банківського рахунку працівника, що підтверджує факт оплати квитка його карткою (пп. 170.9.2 ПКУ).

4. Податкові ризики у разі розбіжностей у маршруті

Якщо місто вильоту не буде вказане в наказі, податківці під час перевірки можуть визнати переліт таким, що не пов'язаний із затвердженим службовим завданням. У такому разі вартість квитка визнають додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ), що призведе до нарахування:

  • ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ;
  • Військового збору 5% (без застосування натурального коефіцієнта).

Включення повної траєкторії руху (разом із проміжним містом) до наказу про відрядження повністю нівелює ці податкові ризики.