Порядок сканування трудової книжки для оцифрування (ПФУ)

Ви можете сканувати трудову книжку як в один багатосторінковий PDF-файл, так і кожну сторінку окремими файлами (у форматі PDF або JPG). Ключова вимога-розмір кожного окремого файлу, що завантажується, не повинен перевищувати 1 Мб.

Обґрунтування

Згідно з роз'ясненнями Пенсійного фонду України, при скануванні трудової книжки для її оцифрування можна використовувати обидва підходи, проте необхідно дотримуватися чітких технічних вимог.

Вимоги до скан-копій:

• Формат файлів: Допускаються формати JPG або PDF. Як правило, формат JPG використовується для сканування кожної сторінки як окремого зображення, а PDF дозволяє об'єднати всі сторінки в один документ;
• Розмір файлів: Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Це найважливіше обмеження. Якщо ваша трудова книжка має багато сторінок, створити один PDF-файл розміром до 1 Мб може бути складно. У такому випадку практичніше сканувати кожну сторінку або групи сторінок в окремі файли;
• Колір: Скан-копії обов'язково мають бути кольоровими та зробленими з оригіналу документа;
• Якість: Зображення повинні бути чіткими, щоб можна було прочитати всі записи та побачити реквізити: серію та номер документа, дату видачі, печатки, підписи тощо. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
• Порядок та повнота: Необхідно сканувати всі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку. Це стосується не лише розділу «Відомості про роботу», а й титульного аркуша та розділів про нагородження і заохочення. Незаповнені сторінки сканувати не потрібно.

Отже, вибір між одним багатосторінковим файлом та кількома окремими залежить від того, який варіант дозволить вам дотриматися вимоги щодо розміру файлу (не більше 1 Мб) без втрати якості зображення.